يجب على كل شخص وشخص يعمل مع الجمهور التواصل مع الجمهور في وقت ما. ولكن ليس مثالياً لطرف أن يقسم موارده بين عمله الأساسي ويشرح ذلك العمل إلى العالم - حيث تأتي وكالات العلاقات العامة. أي وكالة للعلاقات العامة تستاهل ملحها ستستخدم مجموعة متنوعة من الطرق لتصبح وجهًا وصوتًا فعالين للعميل يمثل.
الحصول على نفس الصفحة كعميل
قبل أن تتمكن وكالة العلاقات العامة من إخراج الرسالة نيابة عن العميل ، يجب عليه معرفة ما هي تلك الرسالة. يجلس ممثلو العلاقات العامة مع عملائهم في بداية العلاقة لمعرفة كل ما يمكنهم عمله حول عملياتهم. بالنسبة للشركات ، تتضمن تلك المعلومات بيان مهمتها العامة والمنتجات والخدمات وكيفية تقديمها إلى السوق. بالنسبة إلى الشخصيات العامة ، يتضمن ذلك معلومات حول المشاريع المهنية للشخص ، بالإضافة إلى تفاصيل الحياة الشخصية التي قد تؤثر على الرأي العام. بالنسبة لجميع العملاء ، تقوم الوكالة بتأسيس بروتوكول لتبادل المعلومات بحيث لا يفوتها أبداً فرصة لتقديم تطورات جديدة للجمهور.
الكتابة الصحفية
المنتج الأساسي الذي يأتي من وكالات العلاقات العامة هو البيان الصحفي ، ومعلومات عن الشركة التي يتم تقديمها إلى وكالات الأنباء للنشر. ترغب وكالات الأنباء في الحصول على نشرات صحفية ، خاصة في أيام الأخبار البطيئة ، لأنها تعني عملاً أقل لملء الفراغ في الصحيفة. إن التحذير هو أن البيان الصحفي يجب أن يتطلب القليل من التغييرات في التحرير - وإلا لن يرغب محررو الأخبار في إضاعة الوقت الثمين على المعلومات غير الأساسية على الأرجح. إحدى الطرق لقياس جودة وكالة العلاقات العامة هي عن طريق طلب عينات من البيانات الصحفية والتدقيق فيها ضد إرشادات أسلوب أسوشيتد بريس. إذا كان من الصعب التمييز بين الإصدارات والإصدارات من المقالات الإخبارية الحقيقية ، ومازلت تمارس الانطباع الإيجابي عن المنظمة الممثلة في الإصدار ، فقد قامت الوكالة بعملها بشكل جيد. ولكن على خلاف مقالة إخبارية فعلية ، ليس من المهم أن يحتوي بيان صحفي على اقتباسات دقيقة. في كثير من الأحيان ، كاتب العلاقات العامة يشكل اقتباسات - ولكن فقط نيابة عن العملاء - ويسعى للحصول على موافقة العميل قبل أن يتم إرسال هذا البيان الصحفي إلى وكالات الأنباء.
إقامة علاقات مع وكالات الأنباء
يجب أن تحتفظ وكالات العلاقات العامة بقائمة بأسماء وكالات الأنباء التي ترسل إليها نشرات صحفية. ولكن الأهم من ذلك هو أن أخصائي العلاقات العامة يقيم علاقات محادثة مع الصحفيين الذين يبحثون عن معلومات حول عميل لمقال ما. المهنيين العلاقات العامة هي بوابة لجميع المعلومات الواردة من المنظمة التي يمثلونها. ويعني ذلك أن وكالة العلاقات العامة ستكون أول اتصال من جانب الصحفي للحصول على معلومات حول العميل ، وستقوم الوكالة إما بدور المتحدث باسم العميل أو تضع الصحفي على اتصال بالشخص المناسب داخل المؤسسة العميلة. في بعض الأحيان ، يعمل الموظف لدى الوكالة كطرف ثالث في مقابلة لتوجيه الأسئلة والإجابات في اتجاه إيجابي.
إدارة التواجد الإعلامي الاجتماعي
مع تطور وسائل الإعلام الاجتماعية ، توسع دور المتخصصين في العلاقات العامة ليشمل تمثيل العملاء عبر الإنترنت. إذا كان لدى العميل مدونة أو ملف شخصي على Facebook أو Twitter ، فيجب أن تتمتع وكالة العلاقات العامة بالوصول إليها ؛ إذا كان العميل لا يوجد لديه ، ينبغي على الوكالة إنشاء واحدة. بخلاف النشرات الصحفية ، يكون التواجد عبر وسائل الإعلام الاجتماعية مباشرًا للجمهور. ونتيجة لذلك ، لا داعي للوكالة أن تقلق بشأن التمسك بنموذج الأخبار أو الظهور متحيزة نيابة عن العميل ، لأنه لا يتوقع أحد أن يقوم شخص أو شركة عامة بالتخلي عن قرنها الخاص. مثل واجبات المتحدث الرسمي أو الاقتباسات في النشرات الصحفية ، يجب كتابة تحديثات وسائل الإعلام الاجتماعية كما لو كانت المعلومات مباشرة من العميل ، في مقابل وجهة نظر طرف ثالث مستأجر.
