وثيقة المناقصة هي عرض لتوريد المنتجات أو الخدمات أو تنفيذ العمل بسعر محدد وتحت شروط محددة. إذا كنت تقوم بتوريد منتجات إلى شركات أخرى أو إلى القطاع العام ، فإن عملية تقديم مناقصة في منافسة مع شركات أخرى أمر شائع. في جوهرها ، فإن وثيقة المناقصة هي رسالة تشرح لك كيفية تلبية توقعات عميلك ولماذا أنت الأفضل للقيام بذلك. من خلال كتابة المناقصة ، يمكنك التركيز على أهدافك ونقاط القوة والضعف لديك وزيادة ملفك الشخصي مع عميلك.
المعلومات المطلوبة
تتناول وثيقة المناقصة العديد من التوقعات من عميل محتمل ، بدءًا من الغرض من عرض التسعير الخاص بك. تحتاج إلى توضيح بيانات الاعتماد الخاصة بك ، واصفا تجربة الماضي. تميل دراسة الحالة للنجاح في العمل لعميل آخر إلى أن تكون مقنعة. اشرح كيفية تقديم الخدمة أو المنتج ، مع توضيح عمليات شركتك بالإضافة إلى الموارد البشرية والتقنية المطلوبة للتنفيذ. توفير جدول زمني للتسليمات ووصف كيفية إدارة المشروع. تحديد المخاطر أو القضايا المحتملة التي قد تؤخر أو تعوق التنفيذ. تفصيل هيكل التسعير الخاص بك وكذلك اعتبارات الرعاية اللاحقة. يرغب العملاء المحتملون أيضًا في معرفة مهارات فريقك وخبرته. وأخيراً ، قم بتكوين خطاب تغطية يلخص وجهة المناقصة بالإضافة إلى هيكلها.
رد فريق
بمجرد معرفة ما هو متوقع في المناقصة ، قم بتنظيم فريق لمعالجة أقسامه المختلفة وإدارة عملية الكتابة. بمعنى أنك تكتب خطة عمل مكثفة لمنتج أو خدمة معينة. معرفة من هو المسؤول عن البحث وجمع المعلومات المطلوبة. قد يحتاج شخص ما إلى تنسيق المواد المختلفة التي ستساعدك أو يقوم كاتب بتكوين مستند العطاء. إذا كان أي شيء عن المناقصة غير واضح أو هاتف أو قابل العميل وأطرح أسئلة. بشكل عام ، لا يرغب العملاء أكثر من المساهمة بأفكار في عملية الاستجابة لاحتياجاتهم.
خطة والكتابة للفوز
إن معرفة الطرق التي يمكنك من خلالها التمييز بينك وبين المنافسين يمكن أن تساعدك على كتابة وثيقة المناقصة الفائزة. اطرح أفكارًا جديدة للتعامل مع مخاوف العميل المحتملة بشأن المنتجات والخدمات التي تقدمها. إذا كان لديه قلق بشأن صيانة منتج ما ، ابحث عن حل يعالج هذا القلق. وعمومًا ، يرغب العملاء في الحصول على قيمة مقابل أموالهم ، لذا لا يعد التسعير هو المحدد الوحيد لمن يبتعد عن النشاط التجاري. اكتشف ما يمكنك تقديمه لا يستطيع منافسوك ، مثل تحسين الخدمة أو تقليل المخاطر أو زيادة الموثوقية أو الجودة الأفضل. بالإضافة إلى معالجة ما يريده العميل ، يمكنك المساهمة بفكرة مفيدة.
نصائح تكوين
يمكن للوثيقة المكتوبة والفقيرة سيئة أن تعوق حتى أفضل العروض. الحفاظ على المستند مثل العمل ، وذلك باستخدام الجمل والفقرات قصيرة. يمكن أن تساعد نقاط الرموز والنقط الرأسية في تقسيم المستند. تأكد من أن جميع عناصر المستند ، مثل السير الذاتية لأعضاء الفريق ، تم توحيدها. يجب أن يكون الخط موحدًا طوال مدة العرض. اطلب من أحد المحررين مراجعة المستند ومراجعته ، ثم قم بإحضار مدقق لغوي لمشطته بحثًا عن الأخطاء المطبعية والسهو. قم بتضمين جدول محتويات حتى يتمكن القارئ من تصفح المستند وتحديد أقسام معينة بسهولة.
