عادة ما يكون موظفو الاستقبال هم أول من تراه عند دخولك إلى مكتب ما ، مما يجعلهم ممثلين مهمين للشركات التي يعملون لديها وللمهنيين الآخرين في المكتب. إن مراقبة آداب الأعمال هو جزء أساسي من عمل موظف الاستقبال ، ولكن الآراء المتغيرة والمتغيرة لما يشكل سلوكًا جيدًا تجعل من الصعب على موظف الاستقبال أو المشرف تحديد السلوك المناسب.
الدلالة
من الصعب المبالغة في أهمية موظف الاستقبال باعتباره الشخص الذي يقدم انطباعًا أوليًا للمتصلين والزوار. موظف الاستقبال ذو السلوك السيئ يضع نغمة سلبية قبل الاجتماع ويفشل في بث الثقة في العملاء المحتملين. من ناحية أخرى ، يعطي موظف الاستقبال الذي يراعي آداب الأعمال شعورا قويا بالاحتراف والكفاءة. وهذا لا يعزز صورة الشركة للغرباء فحسب ، بل يساعد أيضًا العاملين الآخرين على الشعور كما لو كان مكتبهم مكانًا مهنيًا للعمل.
أنواع
يمثل موظفو الاستقبال أصحاب عملهم بطرق متنوعة. إن الرد على المكالمات الهاتفية وتحية الزائرين هما من الواجبات الأكثر شيوعًا بالنسبة لموظفي الاستقبال ، وكلاهما يتطلب آدابًا مناسبة. قد تتطلب سياسة الشركة من موظفي الاستقبال استخدام برنامج نصي هاتف محدد مسبقًا عند تلقي المكالمات والاتصال بأنواع مختلفة من العملاء. في حالات أخرى ، يُسمح لموظفي الاستقبال باستخدام تقديرهم الخاص في التعامل مع كل تفاعل بمستوى مختلف ، وإن كان مناسبًا ، من الشكلية والمهنية. يقوم الأفراد الذين يعملون في المكتب أحيانًا بنقل قواعد إضافية إلى موظف الاستقبال ، مثل متى وكيف يمكن أن يتصل بهم موظف الاستقبال.
تدريب
في حين أن بعض المكاتب تتطلب من موظفي الاستقبال عقد دراستهم الثانوية أو الكلية ، فإن الكثير من التدريب على آداب الاستقبال يحدث أثناء العمل. قد يبدأ موظفو الاستقبال بالعمل في مكتب ذي موقف لا يتطلب التفاعل ، مثل وظيفة إدخال بيانات أو مساعد مكتب. إن الاهتمام بسياسات الشركة وكيفية تصرف موظفي الاستقبال قد يؤهل الموظفين الجدد لمركز استقبال لأول مرة ، مما سيولد خبرة يمكن أن تكون مفيدة في متابعة وظائف الاستقبال الأخرى.
الاعتبارات
كل صناعة ومكتب له قواعده الخاصة لادابتي الاستقبال. تتطلب بعض المكاتب طريقة رسمية لللبس والكلام. ويفرض آخرون شكلاً أكثر اعتدالًا من آداب السلوك لجعل العملاء يشعرون بالراحة والترحيب. الاتصال بين موظف استقبال جديد ومشرفين ضروري حتى يعرف الجميع ما هو متوقع. بصفتك موظف استقبال ، إذا كنت غير متأكد من آداب التعامل مع موقف معين ، اعذر نفسك بأدب وأطلب من مشرف أو موظف استقبال كبير كيف يجب عليك الرد.
نصائح
على الرغم من اختلاف كل مكتب ، لا يزال بإمكان موظفي الاستقبال الاستفادة من بعض النصائح نفسها. تعدد المهام ضروري لأداء وظيفي جيد ، ولكن عندما يدخل شخص ما إلى المكتب ، من المهم أن يعطيها انتباهك الكامل. وهذا يعني تعليق المكالمات أو إكمالها بسرعة ، ووضع الأوراق وإجراء اتصال مباشر بالعين. يجب أن تكون مساحة عمل موظف الاستقبال خالية من الفوضى لعرض سلوك أكثر احترافية وكذلك لتسهيل إتمام مهام بسيطة مثل البحث عن معلومات وتقديم شخص ما لقلم لتعبئة نموذج. وأخيرًا ، عندما يقود شخص ما إلى مكتب ، يجب أن يأخذ موظف الاستقبال دائمًا زمام المبادرة لضمان أن الضيف يسمح بوجوده وأن يوفر عليه الإحراج لعدم معرفة مكان الذهاب.
