تعرف "المعرفة القبلية" بأنها أي معلومات غير مكتوبة يستخدمها نشاطك التجاري أو فريقك أو مجموعتك أو قبيلة لتحقيق أهدافه. المشكلة مع المعرفة القبلية هي عندما تفقد الأعضاء الرئيسيين في القبيلة ، فالمعرفة تختفي معهم. عندما تقوم بتوثيق الإجراءات أو الإجراءات الخاصة بشركتك ، يمكنك حماية هذه المعرفة وإضفاء السرعة على الأعضاء الجدد بسرعة. يعد فهم الحاجة إلى توثيق "المعرفة القبلية" عنصرا هاما في إنشاء هذه الوثائق.
تحديد التسليمات الخاصة بك
قم بإنشاء "بيان نطاق" بكتابة عبارة بسيطة تحدد كل ما هو مطلوب تضمينه في مشروع التوثيق هذا. حدد بوضوح العملية المحددة التي سيتم توثيقها. حدد ما إذا كان توثيق العملية يعكس الطريقة التي تعمل بها العملية حاليًا أو يحدد كيفية عمل العملية في المستقبل.
أنشئ "مصفوفة الملكية" التي توضح من يملك العملية أو من يملك أجزاء من العملية. يمكن أن تكون هذه المخطوطة بسيطة مثل المخطط التنظيمي أو الرسم البياني لتدفق العملية الذي يحدد بوضوح المالكين ومعلومات الاتصال الخاصة بالمالكين.
حدد المنتجات أو الخدمات المحددة التي يتم توثيقها. عادة ما تكون هذه قائمة تتضمن جميع المعلومات ذات الصلة مثل رقم الطراز ورقم الجزء والوصف.
صف أدوار المشاركين في العملية. تقديم شرح واضح يستند إلى المسمى الوظيفي وليس القدرات الفردية. اشرح ما يفعله هذا الموقف وكيف يتناسب مع العملية. يمكن أن يكون هذا مستندًا واحدًا يسرد العنوان الوظيفي والوصف أو الوصف الوظيفي الكامل لكل موضع رئيسي في العملية التي يتم توثيقها.
قم بتوثيق كل خطوة من العملية ، من البداية إلى النهاية ، من خلال إنشاء مخطط "سير عملية" أو مخطط. عادة ما يتم إنشاء مخطط انسيابي عالي المستوى يوضح الخطوات الرئيسية للعملية ويوثق مخطط انسيابي منخفض المستوى خطوات العملية التي تخضع لكل خطوة من الخطوات الرئيسية.
إنشاء وثائق "السياسات والإجراءات" المناسبة لكل خطوة من العملية. بينما تستكشف العملية مع المقابلات والأبحاث ، ستظهر هذه السياسات والإجراءات. احتفظ بالملاحظات التفصيلية ، والتي ستكون بمثابة الأساس لإنشاء وثائق السياسة والإجراء هذه.
قم بتضمين مستند في مخرجاتك يوفر شرحًا لعملية "إدارة المستندات" الداخلية. يجب أن توضح هذه الوثيقة كيفية مراجعة وثائق الشركة واعتمادها وتوزيعها وحفظها في الشركة.
إنشاء المستندات
جرد المستندات الموجودة للحصول على فهم واضح لما هو موجود حاليًا. ليس عليك إعادة إنشاء العجلة عن طريق إنشاء مستندات جديدة إذا كانت المعلومات نفسها مغطاة في المستندات الموجودة. تحديد أي من هذه الوثائق قابلة للاستخدام ويمكن البناء عليها ، وأي وثائق قديمة. مع جرد كامل للمستندات الموجودة ، ستعرف ما هي المستندات المفقودة ويجب أن يتم إنشاؤها. إنشاء قائمة شاملة بالوثائق التي توضح حالة كل وثيقة على أنها موجودة أو قديمة أو جديدة. اجعل هذا "المستودع" في متناول اليد قبل اجتماعك الأول مع المدير الأعلى.
أنشئ "مصفوفة الملكية" من خلال مراجعة أي شيء متاح بالفعل ، مثل المخططات التنظيمية الحالية وأدلة الشركات. احصل على "مصفوفة الملكية" هذه قبل اجتماعك الأول مع المدير الأعلى.
قابل المدير الأعلى وراجع "المستودع" و "مصفوفة الملكية". لا يقتصر هدف هذا الاجتماع على حث المدير الأعلى على فحص البحث ، بل اعتماده والموافقة على خطتك. كن مستعدًا لهذا الاجتماع ولا تضيع وقت المدير الأعلى.
قابل كل رئيس قسم بعد الانتهاء من جميع التغييرات التي أجراها المدير الأعلى على "المستودع" و "مصفوفة الملكية". الهدف من اجتماعات رؤساء الإدارات هذه هو جعل هذا القسم يتفوق على ما تفعله ويبدأ المناقشات حول دور كل رئيس قسم وخطوات العملية التي يمتلكونها. خذ ملاحظات مفصلة أو سجل الاجتماع حتى لا تفوت أي شيء. مع تقدمك في اجتماعات رؤساء الأقسام هذه ، ستظهر العملية وتبدأ بالتصلب.
قم بتحديث جميع التسليمات على أساس مستمر كلما تلقيت معلومات جديدة أو أكثر دقة من كل رئيس قسم. بعد الاجتماع الأخير لرؤساء الأقسام ، كان ينبغي عليك أن تضع ما يقرب من نصف نتائجك.
يجتمع مع المشرفين المناسبين ، كبار الحرفيين وغيرهم من المشاركين في العملية لتوضيح ما يجري في هذه الخطوة من العملية. سيتم تحديد هؤلاء الأشخاص من قبل رئيس قسمهم أثناء المقابلة. عادة ما يكون هؤلاء الأشخاص على دراية أكبر في خطوة خطوة ، يوما بعد يوم ، والإجراءات في منطقة مسؤوليتهم من رئيس قسم كل منها. مرة أخرى ، يمكنك تدوين الملاحظات التفصيلية والقيام بكل ما هو ممكن ليتم إعدادها قبل الاجتماع مع هؤلاء الأشخاص بحيث يمكنك تقليل الوقت الذي تستغرقه من يومهم المزدحم.
أكمل مسودتك الأولى من جميع مستنداتك. يسمى هذا المسودة الأولى ولكن يجب أن تظل هذه المستندات كاملة بشكل كامل استنادًا إلى جميع المعلومات التي حصلت عليها حتى الآن.
قم بتوزيع مسودتك الأولى ، والتي تم تعليمها بوضوح كمسودة أولى ، إلى رؤساء الأقسام والموظفين المختصين لمراجعتها. امنحهم الوقت لمراجعة هذه المستندات تمامًا وطلب منهم تصحيح أي تغييرات.
بدء جولة ثانية من الاجتماعات الفردية مع نفس رؤساء الأقسام والمرؤوسين لمراجعة جميع الخطوط الحمراء والاستعداد للمسودة النهائية لهذه الوثائق.
أكمل جميع مراجعات الخط الأحمر. انتبه جيدًا للتغييرات في خطوة واحدة ، والتي قد تؤثر على الخطوة السابقة أو اللاحقة ، وقم بتغيير تلك المستندات أو الإجراءات أو خطوات التدفق وفقًا لذلك. تقديم هذا المشروع النهائي لرؤساء الأقسام المعنية والمرؤوسين لمراجعتها النهائية.أرسل المسودة النهائية بالكامل في آنٍ واحد إلى المدير الأعلى لمراجعة المدير الأعلى.
قم بإجراء التنقيحات النهائية وقدم هذه المستندات المنقحة مرة أخرى إلى البادئ للموافقة النهائية. قد يكون هناك العديد من التنقيحات الخلفية والأمامية قبل الموافقة النهائية. أنت بحاجة إلى كل من المرؤوس ورئيس الإدارة ليعطيك الموافقة الكاملة على المستندات ، أو أجزاء من الوثائق ، التي ترتبط مباشرة بمنطقة مسؤوليتهم. ومع ذلك ، لا تعتبر مستنداتك معتمدة حتى يراجعها المدير الأعلى ويوافق عليها.
نصائح
-
يمكن أن تكون المقابلات دقيقة لأنك تقاطع يوم عمل أحد الأشخاص. كن مستعدًا لهذه المقابلات من خلال إتاحة المواد ذات الصلة ، مثل "مخطط تدفق العمليات" أو غيرها من المستندات التي ستساعد المقابلة على المضي قدمًا. كن شخصًا ودائمًا تعامل الجميع بنفس الكرامة والاحترام الذي تتوقعه لنفسك. كن فعالًا والحفاظ على المقابلة مركزة على الهدف المحدد للاجتماع.
