البريد الإلكتروني هو جزء أساسي من العديد من الوظائف والأعمال. تجعل اتصالات البريد الإلكتروني للأنشطة التجارية انطباعًا لا يقل أهمية عن الاتصالات وجهًا لوجه ، ويمكن أن تستمر لفترة أطول. يجب أن يعكس البريد الإلكتروني للنشاط التجاري الاحتراف وأن يكون له غرض تجاري. من السهل الوقوع في عادات البريد الإلكتروني السيئة ، لذلك من الضروري أن يكون الوعي المستمر واليقظة فيما يتعلق بالبريد الإلكتروني ضروريًا وحيويًا لصورة أعمال احترافية.
حقل الموضوع
حقل الموضوع لا يقل أهمية عن جسم البريد الإلكتروني. إنه عنوان احترافي لرسالة البريد الإلكتروني الخاصة بك ويحتاج إلى كلمات تعكس ذلك. استخدم القواعد الصحيحة في حقل الموضوع بدون أخطاء إملائية ، واستخدم الأحرف الكبيرة والصغيرة المناسبة. نقل الغرض من البريد الإلكتروني الخاص بك في جملة قصيرة ومختصرة. "حول مشروع وينفيلد" ، "العودة إلى معلومات حول حسابك" ، "أسئلة البرامج المتعلقة بالوقت والحضور" هي أمثلة على الخطوط الموضوعية للأعمال مثل رسائل البريد الإلكتروني. لا تستخدم مطلقًا اللغة العامية أو اللغة البذيئة أو حتى عبارات غير رسمية مثل "مرحبًا" أو "كيف تسير الأمور؟" أو "سؤال".
تحيات والتوقيع
استخدم تحيات وتوقيعًا احترافيًا للحفاظ على اتساق اتصالاتك الإلكترونية مع صورة العمل الاحترافية التي تريد نقلها عبر البريد الإلكتروني. حتى إذا كنت ترسل بريدًا إلكترونيًا إلى جهة اتصال مألوفة لك منذ فترة طويلة وتتصل بالمراسلات المتكررة ، فاحتفظ بتحياتك وتوقيعاتك المهنية والمهنية. بالنسبة إلى جهات الاتصال الجديدة وغير المألوفة ، استخدم "عزيزي السيد سميث" و "التحيات" للتحية والتوقيع. لمزيد من الاتصالات المألوفة ، "عزيزي آمي" و "أنا أقدر ذلك!"
التنسيق والمرفقات وملفات التوقيع
لا يعد التنسيق في البريد الإلكتروني للنشاط التجاري أمرًا ضروريًا وقد يتسبب في تسجيل البريد الإلكتروني في فلاتر الرسائل غير المرغوب فيها. استخدم المرفقات بحرص وفقط مع المعرفة والموافقة المسبقة للمستلم ، خاصة المرفقات الكبيرة. يجب أن تكون ملفات التوقيع موجزة قدر الإمكان.
اللغة والنغمة
يجب أن تكون لغة ونغمة اتصالات البريد الإلكتروني محترفة مثل الاتصالات الخطية الأخرى. استخدام المجاملة ، وقواعد اللغة ، والهجاء ، والمفردات وعلامات الترقيم. استخدام لغة العمل المشتركة ، لا عامية ، والألفاظ البذيئة أو عبارات غير رسمية. من المهم استخدام نغمة مدروسة وودية في البريد الإلكتروني. لا تكتب البريد الإلكتروني عند الغضب أو الانزعاج أو الإحباط. يظهر في النغمة حتى لو كان غير مقصود. انتبه بنفسك باستخدام صيغة البريد الإلكتروني كما هو الحال مع المحادثات الهاتفية وجهاً لوجه مع شركاء الأعمال.
البريد الإلكتروني Don't
لا تكتب ثلاث فقرات عندما يكون عدد الجمل كافيا. لا تستخدم البريد الإلكتروني في الغضب أو الانزعاج أو لتأديب أي شخص. لا ترسل رسائل البريد الإلكتروني على عجل - خذ وقتك لإعادة قراءة ، والتدقيق الإملائي والتحقق من عنوان المستلم قبل الإرسال. لا تسيء استخدام النسخة الكربونية والنسخة الكربونية العمياء على رسائل البريد الإلكتروني. لا تستخدم البريد الإلكتروني في العمل لأغراض غير متعلقة بالعمل.
