وثائق عملية توضح بوضوح المهام الحرجة التي تجري في شركة. أنها تقضي على الارتباك بين الموظفين وتضع جميع أعضاء شركة في نفس الصفحة. يحدد مستند العملية ما هي العمليات الحالية في الشركة. من خلال تحديد الممارسات الحالية ، يمكنك في كثير من الأحيان كشف العيوب في النظام الحالي ورؤية مجال للتحسين. كما تتيح وثائق المعالجة للشركة إمكانية التكيف بسرعة أكبر مع احتياجات العمل المتغيرة. من الواضح أن تحديد الوظائف الحالية لشركتك سيسمح للشركة بالمضي قدمًا بشكل أفضل.
حدد نطاق المستند. يمكنك توثيق كل عملية داخل الشركة أو في الشركات الكبيرة ، والتركيز على مجموعة واحدة من العمليات. على سبيل المثال ، قد ترغب شركة كبيرة في البدء فقط بوظائفها المحاسبية ، بدلاً من توثيق كامل أعمال المنظمة.
قم بصياغة تمثيل بصري للعمليات من صفحة واحدة. تضمين مصفوفة التطبيق ، الخطوط العريضة لمن هو المسؤول عن كل مهمة أو مخطط تدفق العملية. الرسم البياني لتدفق العملية هو تمثيل عالي المستوى للخطوات المختلفة لإكمال العملية وكيفية تدفق الخطوات من خلال المؤسسة. على سبيل المثال ، يمكن تحديد الخطوات المختلفة لدفع الفاتورة مع مخطط تدفق العملية.
اشرح تأثير العملية على المنتجات والخدمات. تفاصيل الآثار المترتبة على العمليات العادية والآثار التي قد تتسبب في فشل العملية. على سبيل المثال ، إذا فقدت الفواتير ولم تدفع ، فسيرفض المورد شحن الطلب التالي.
تحديد الأدوار داخل العملية. تحديد الأدوار من خلال وظيفتها الوظيفية وليس الفرد. على سبيل المثال ، يقوم موظفو الحسابات المستحقة الدفع بمعالجة الفواتير وإدخالها في النظام للدفع. توافق وحدة التحكم على الفواتير وتصرح بالدفع.
الخطوط العريضة لجميع أنظمة الكمبيوتر والبرامج المستخدمة في هذه العملية. حدد بوضوح كل نظام ، غرضه ووظائفه.
توثيق العملية من البداية إلى النهاية. استخدم مخطط تدفق العملية كدليل لصياغة النص. قم بتضمين أكبر قدر ممكن من التفاصيل ، اعتمادًا على النطاق الذي اخترته لتضمينه في المستند. استخدم أسماء الدور لتعيين المسؤولية بدلاً من الأسماء الفردية.
قم بتضمين قسم للاستثناءات. توثيق ما يحدث عندما لا يتم اتباع مسار العملية العادي. على سبيل المثال ، عندما تنخفض أنظمة الكمبيوتر ، يتم إصدار نظام محاسبي مستند إلى الورق لمعالجة الفواتير.
قم بمراجعة وثيقة العملية مع جميع الأطراف المتأثرة. تأكد من موافقة الجميع على العمليات.
