عندما يؤدي تحقيق داخلي إلى اتخاذ إجراء تأديبي أو قانوني ، ستحتاج إلى كتابة تقرير تحقيق لدعم قضيتك. إن تقديم النتائج بشكل واضح وواقعي يمكن أن يبني سجلاً لا جدال فيه ، في حين أن التقرير المكتوب بشكل سيئ من شأنه أن يضعف قضيتك. يجب أن يعرف كل صاحب عمل ما يجب تضمينه في تقرير التحقيق والنسق الذي يجب أن يتخذه.
أساسيات
يعمل تقرير التحقيق على تقديم الحقائق وأحيانًا تقديم توصيات تستند إلى الحقائق وطبيعة الادعاءات. تعتبر الدقة والموضوعية أمران حيويان بقدر أهمية المعلومات الدقيقة في ترسيخ المصداقية. ويضيف تقرير رسمي على غرار الخطوط العريضة مكتوبة في الشخص الأول المصداقية. بالنسبة للتقارير المطولة ، يمكن لجدول المحتويات والصفحات المرقمة أن يجعل تحديد معلومات معينة أسهل بكثير. يُعد تضمين صفحة الغلاف ، حتى بالنسبة لتقرير قصير ، أمرًا مهمًا لخصوصية المعلومات.
فتح أقسام
يجب أن يتضمن القسم الأول من التقرير المعلومات الأساسية ، مثل اسم المرسل والمتلقي ، وسطر الموضوع الذي يحدد موضوع التحقيق. في القسم الثاني ، حدد صاحب الشكوى ، أوصف الادعاء أو الادعاءات ، وحدد تاريخ بدء وتاريخ التحقيق ، وحدد مصادر المعلومات والأدلة المستخدمة لإجراء التحقيق أو تجميع التقرير. القوائم ذات القوائم النقطية مفيدة في تسهيل قراءة المعلومات الموجودة في هذا القسم.
حقائق ونتائج التحقيق
النتائج الحالية للحقيقة في قائمة نقطية ، في الفقرات السردية أو مزيج من الاثنين معا. يجب أن تصف النتائج كل خطوة من خطوات التحقيق بالترتيب الزمني وتتضمن التواريخ والأوقات كلما أمكن ذلك. على الرغم من أنه يمكنك تضمين الأدلة الداعمة في قسم الاستنتاجات ، إلا أن الرجوع إلى الأدلة وإثباتها كمعروض في نهاية التقرير غالبًا ما يكون خيارًا أفضل ، حيث إنه لا يقطع تدفق التقرير. ويشمل ذلك بيانات الشهود والصور الفوتوغرافية ورسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالفيديو والمستندات والملفات الممسوحة ضوئيًا.
استنتاج
قم بإنهاء التقرير بواحدة أو أكثر من الفقرات السردية التي تلخص فيها التحقيق ، وإذا كان ذلك مناسبًا ، أوصي بكيفية المضي قدمًا. يجب أن يتضمن الملخص بيانًا بالانتهاكات ويقدم معلومات كافية يفهمها القارئ ما يثبت التحقيق دون قراءة التقرير بأكمله. يجب أن تكون التوصيات خطوات قابلة للتنفيذ تتوافق مع شدة الادعاء ، والأدلة المقدمة ، والآثار القانونية ، ومدونة السلوك أو سياسة سلوك الموظفين.
