في المحاسبة على أساس الاستحقاق ، يتم مطابقة الإيرادات مع المصاريف المستخدمة لتوليدها ، ويتم تسجيلها عند تكبدها بغض النظر عن صرف النقد. وهذا يؤدي إلى الحاجة إلى محاسبة القيد المزدوج حيث يكون لكل معاملة رصيد واحد على الأقل وخصم واحد في الكتب. تسمى الإدخالات التي تم إدخالها في هذا النظام بإدخالات دفتر اليومية. لتدوين فاتورة في المحاسبة ، يجب أن تفهم كيف تؤثر المعاملة على الحسابات المختلفة في مؤسستك.
أساسيات المحاسبة المزدوجة
تعتمد عملية المحاسبة مزدوجة القيد على فرضية مفادها أن الموجودات سوف تساوي دائمًا المطلوبات بالإضافة إلى حقوق المساهمين. قد تشتمل الأصول على النقد والنقد المعادل ، والمباني ، والمعدات ، والاستثمارات ، وأكثر من ذلك. الخصوم هي المبالغ التي تدين بها شركتك ، مثل الأرصدة مع البائعين ، وأرصدة القروض ، وأرصدة الحسابات المتجددة ، وحتى مدفوعات التسوية. إن حقوق المساهمين هي الفرق بين الموجودات والمطلوبات وتتأثر بالإيرادات والمصروفات.
تزيد الإيرادات من رأس المال وتقلل النفقات. تعني العدالة السلبية أن نشاطك التجاري مدين بأكثر مما يملك. في المحاسبة المزدوجة القيد ، يتم الاحتفاظ بالحسابات في رصيد حيث تساوي الخصومات الدائنة دائمًا. الأرصدة العادية لحسابات الأصول هي ديون. الأرصدة العادية للخصوم وحقوق المساهمين هي اعتمادات. وبما أن الإيرادات تزيد من رأس المال ، فإن رصيدها العادي هو أيضًا رصيد في حين أن المصروفات هي ديون. بهذه الطريقة ، تبقى المعادلة متوازنة.
فهم حسابات الحسابات الدائنة
لتدوين فاتورة ، يجب أن تكون قد قمت بالفعل بإدخال الفاتورة في سجلاتك المحاسبية. سوف تفعل ذلك مع حساب الحسابات الدائنة ، والذي يمثل المبالغ التي تدين بها أعمالك لأطراف أخرى من العمليات التجارية العادية. قد تكون تلقيت فاتورة أو فاتورة من الحصول على أصل أو تكبد نفقات ، على سبيل المثال. سوف تسجل الفاتورة عندما تستلمها كحساب مستحق الدفع ، على الرغم من أن الموعد النهائي للدفع لا يسقط لمدة 15 أو 30 أو 60 يومًا أخرى.
أمثلة لكيفية تحرير يومية دفع فاتورة في المحاسبة
لنفترض أنك تتلقى فاتورة لشراء 50000 دولار من البضائع التي ستبيعها. هذه البضائع هي جرد ، أحد أصول نشاطك التجاري. سوف تسجل هذه الفاتورة كخصم للمخزون وائتمان للحسابات المستحقة الدفع.
تتلقى فاتورة الكهرباء هذا الشهر بمبلغ 850 دولار. الكهرباء هي حساب. سوف الخصم من حساب نفقات المرافق وحسابات الائتمان المستحقة الدفع.
عندما يتم دفع الفاتورة أو الفاتورة ، فإنها سوف تؤثر على الحسابات الدائنة والنقدية. نظرًا لأنك تقلل من مسؤولية الحسابات المستحقة الدفع ، فإن هذا هو الجانب المدين للمعاملة. أنت تقوم بتخفيض الأصل النقدي ، لذلك أنت ذاهب إلى رصيد الائتمان. في المثال أدناه ، افترض أننا نصدر الدفعات لكل من الفواتير في إدخالات دفتر اليومية السابقة.
باختصار ، يمكنك تسجيل الفاتورة أو الفاتورة عن طريق الخصم إما على أصل أو حساب مصاريف ، وعن طريق إضافة حسابات دائنة. عند سداد الفاتورة ، يمكنك الخصم من الحسابات الدائنة والنقد الائتماني.
