عندما تقوم بكتابة موظف ، فأنت تقوم بأحد المهام الإدارية الأكثر صعوبة ولكن الحاسمة. قم بكتابة الموظفين بطريقة عادلة وحذرة وبناءة وسيكون لديك إدارة جيدة مع تحسين الأداء. اكتب الموظف انتقاميًا ، بالمبالغة أو لأسباب عقابية بحتة وقد ينتهي بك الأمر برفع دعوى على يديك. العمل مع إدارة الموارد البشرية الخاصة بك لضمان استخدامك للعملية المؤسسية لتحسين أداء الموظفين.
تحقق من سياسات الشركة في كتابة الموظف. وضعت العديد من المنظمات سياسات أو نماذج لكتابة موظف وتوقع أن يتم اتباعها. إذا كنت لا تعرف ما إذا كانت هذه السياسة موجودة أم لا ، فراجعها مع المشرف الخاص بك أو مع موظف على المدى الطويل. لا تكسر الثقة من خلال مشاركة من يهمك الأمر.
ضع علامة على خطة تحسين الأداء. يضع تصنيف خطة تحسين الأداء (PIP) على الموظف كتابة في الوضع الصحيح والوظيفة. هدفها هو تحسين الأداء وتقديم خطة بناءة للقيام بذلك ، وليس لتوبيخ أو تحريك الموظف لفظيا.
ابدأ بقائمة زمنياً برصد الأداء الموضوعي المرصود. يجب أن تقرأ هذه الحقائق كما ممكن من الناحية الواقعية مع أقل قدر ممكن من البيانات الرأي. تذكر ، هذه تصبح وثائق قانونية. التزم بالحقائق واترك الباقي في عقلك.
ربط قضايا الأداء مع الوصف الوظيفي الفعلي. يجب أن يكون لدى موظفك وصف وظيفي بأهداف ملموسة. لاحظ كيف أثرت مشاكل الأداء الملحوظ سلبًا على إنجاز الأهداف المدرجة في الوصف الوظيفي. كن واضحًا وموجزًا ومباشرًا قدر الإمكان.
اكتب خطوات ملموسة لخطة للتحسين. عندما تكتب موظفًا فعليك أن تعمل بشكل إيجابي نحو المستقبل ، وليس سلبًا تجاه الماضي. حدد الإجراءات الملموسة التي تريد أن يتخذها الموظف. كن واضحا بشأن العملية ، التي ستتم مشاركة PIP معها والعواقب على مشاكل الأداء المستمرة. أعد قراءة المستند عدة مرات ، واقرأه بصوت مرتفع وقم بإجراء التعديلات اللازمة. انتهي ببيانات إيجابية حول إنجازات الموظف ورغبتك في رؤية الموظف يواصل المساهمة بهذه الطريقة.
عقد اجتماع خاص مع الموظف. دون الإشارة إلى الموظفين الآخرين أن الشخص في ورطة أو تحت الانضباط ، يكون له اجتماع خاص. استخدم موقعًا لا يمكن لأصحاب المكتب أن يتجاهلوا فيه أو يسمعونه. حافظ على هدوئك وتجنب الاستجابات العاطفية. تأكد من أن الموظف يفهم ما كتبته وأن يكون الموظف قد قام بتأشير المستند إلى أن الموظف يفهم المعلومات.
نصائح
-
أوضح أن هذا الاجتماع لا يتعلق بالدفاع عن الإجراءات السابقة بل تحسين الأداء في المستقبل. إذا رفض الموظف التوقيع أو التوقيع على المستند ، فلاحظ ذلك وقم بتوقيعه بنفسك. اعط نسخة واحدة للموظف واحفظ نسخة لنفسك.
