بالنسبة للعديد من الناس ، فإن تذكر أعداد كبيرة من أرقام الهواتف مهمة مستحيلة. عندما يتصل شخص ما بمكتبك ، يجب أن يكون لديك الرقم الصحيح في متناول اليد الآن ، وأفضل طريقة للقيام بذلك هي الاحتفاظ بدليل هاتف المكتب. في حين أن المكاتب الكبيرة قد يكون لديها أنظمة هاتف معقدة مع أدلة إلكترونية ، إلا أن معظم المكاتب لا تحتاج إلى أي شيء بهذا التفصيل. مع القليل من الجهد ، يمكنك إنشاء دليل مكتب بسيط لوضع جميع المعلومات التي تحتاج إليها في متناول يدك.
العناصر التي ستحتاجها
-
الحاسوب
-
برنامج جداول البيانات أو حساب مستندات Google
قم بإنشاء جدول بيانات جديد وقم بتسميته "Office Directory". يعد استخدام جدول البيانات طريقة سهلة لإعداد دليل الهاتف للمكتب الذي ليس كبيرًا بما فيه الكفاية ليكون لديه نظام دليل هاتف مركزي.
أضف ثلاثة رؤوس أعمدة إلى جدول البيانات: Name و Office # و الهاتف. إذا كنت ترغب في ذلك ، فأضف المزيد من الأعمدة إلى جدول البيانات ويمكنك بسهولة تتبع ، على سبيل المثال ، عناوين البريد الإلكتروني وأرقام الفاكس.
أرسل الدليل (أو الرابط إليه إذا كنت تستخدم جدول بيانات عبر الإنترنت) إلى زملائك في العمل واطلب منهم ملء معلوماتهم الصحيحة وإرسالها إليك. قد يكون هناك مساعد إداري مكتب مع بعض هذه المعلومات التي يمكنك أن تطلب منك ملء المعلومات نيابة عنك على الفور.
قم بجمع النتائج في جدول بيانات واحد مع جميع التغييرات عليها. لديك الآن دليل هاتف يعمل للمكتب الخاص بك.
اطبع دليل الهاتف أو أرسله بالبريد الإلكتروني إلى بقية المكتب للاستخدام العام. انظر النصائح أدناه للحصول على طريقة سهلة لتوزيع دليل الهاتف مع متاعب أقل.
نصائح
-
نظرًا لأن أرقام هواتف المكتب تتغير كثيرًا نسبيًا ، فإن استخدام جدول بيانات عبر الإنترنت مثل محرّر مستندات Google يمكن أن يوفر لك الوقت والجهد. مشاركة جدول بيانات دليل الهاتف مع الجميع في مكتبك والسماح لهم بإجراء تغييرات حسب الضرورة ، ولأن الدليل متصل ، لن تقلق بشأن إرسال نسخ جديدة بالبريد الإلكتروني عند تحديث الدليل.
