سواء كان لديك نشاطك التجاري أو كنت تخطط لبدء نشاط تجاري ، فمن الضروري إجراء عناصر التحكم الداخلية. تعتبر هذه العمليات جزءًا أساسيًا من الحوكمة الجيدة للشركات ، حيث يتمثل هدفها في المساعدة على تحديد وإدارة المخاطر التي تحافظ على نمو أعمالك التجارية وكذلك الحفاظ على التزامها بالقواعد واللوائح الحكومية. يتم إجراء تدقيق الرقابة الداخلية عادة من قبل فريق إدارة الشركة ومجلس الإدارة وخبراء الصناعة الآخرين. وتتكون من الضوابط المحاسبية والإدارية بهدف منع واكتشاف الاحتيال والسرقة وسوء الاستخدام والخطأ البشري.
نصائح
-
الهدف الأساسي للرقابة الداخلية هو ضمان سلامة المعلومات المالية للشركة.
أنواع الضوابط الداخلية
هناك أنواع مختلفة من الضوابط الداخلية ، وللكل منها غرض محدد. وتهدف جميعها إلى تحسين كفاءة وأداء الشركة مع تخفيف المخاطر. وتشمل هذه:
- الضوابط الوقائية: الهدف من الضوابط الوقائية هو منع الأخطاء من الحدوث في المقام الأول والتأكد من أن جميع الأقسام تحقق أهدافها. على سبيل المثال ، يمكن لفريق الإدارة التحقق من مخزون المؤسسة وأنظمة الأمان والمعدات والأصول الأخرى ، وتكليف الموظفين بأداء مهام محددة والموافقة على إجراءات متنوعة.
* الضوابط المباحث: الهدف من الضوابط البوليسية هو تحديد سبب المشاكل والمخالفات داخل مؤسستك. وهذا يشمل مقارنة المعلومات حول الأداء الحالي إلى التوقعات والميزانيات والنتائج السابقة من أجل تحديد أداء الشركة.
- الضوابط التصحيحية: الهدف من عناصر التحكم التصحيحية هو تصحيح الأخطاء. على سبيل المثال ، قد يوصي فريق إدارة الشركة بنسخ البيانات احتياطيًا لاسترداد المعلومات الأساسية في حالة حدوث عطل أو اختراق أمني. يشمل هذا النوع من التدقيق عادةً المباحث والضوابط الوقائية.
الهدف من الرقابة المحاسبية
كما تستخدم المحاسبة الضوابط لضمان دقة وسلامة السجلات المالية. ترتبط هذه الضوابط ولكن تختلف عن الضوابط الداخلية الشاملة ، على الرغم من أنها لا تقل أهمية. الهدف من الضوابط المحاسبية هو المساعدة في الحفاظ على الإدارة والجهات الأخرى التي لها مصلحة في الشركة من تضخيم الأرقام من أجل جعل الشركة تبدو أكثر ربحية مما هي عليه في الواقع.
تتضمن ضوابط المحاسبة أشياء مثل الاحتفاظ ببعض المستندات المالية من أيدي الإدارة وحفظ السجلات في مكان مغلق أو بعيدًا عن حيث يتم تنفيذ العمليات التجارية اليومية. غالبًا ما تستفيد فرق المحاسبة من الضوابط الوقائية والبيئية والتصحيحية في أساليبها الخاصة بمراقبة المحاسبة ، كما أن المراقبة المحاسبية تجعل عمليات المراجعة الداخلية الدقيقة أكثر قدرة على التنظيم.
الهدف العام للضوابط الداخلية
الهدف من كل نوع من أنواع الرقابة الداخلية داخل المنظمة هو ضمان الأداء الأخلاقي والفعال في المجالات الثلاثة التالية:
- عمليات: الضوابط الداخلية تساعد المنظمة تعمل في ذروة الكفاءة عندما يتعلق الأمر المالية ، والأفراد والإجراءات التجارية. كما أنها تساعد المنظمات في منع الخسائر والتوقعات المستقبلية.
- التقارير: الضوابط الداخلية تجعل جميع أنواع الإبلاغ أكثر دقة أو مالية أو غير ذلك. هدفهم هو تحديد المشاكل وحلها ثم منعها في المستقبل ، كل ذلك أثناء توثيق الأشياء بدقة ودقة.
- الالتزام: الضوابط الداخلية تهدف إلى ضمان امتثال الشركة لجميع القواعد واللوائح الداخلية والخارجية المتعلقة بصناعتها. وهذا يشمل كل شيء من التصنيع إلى قوانين العمل ، والعلامات التجارية وحتى معايير OSHA.
الفوائد الشاملة للضوابط الداخلية
تتجاوز أهداف الضوابط الداخلية منع الاحتيال والسرقة. عند القيام به بشكل صحيح ، يمكن أن تساعد في الحد من المخاطر والنفايات وإساءة الاستخدام. تثبت عمليات التدقيق هذه امتثال الشركة للقوانين واللوائح المعمول بها ، وحماية مواردها من الخسائر بسبب سوء الإدارة والحفاظ على البيانات المالية الموثوقة.
يمكن لأي شركة كبيرة أو صغيرة الاستفادة من الضوابط الداخلية. ومع ذلك ، فإن الشركات الصغيرة أكثر عرضة للاحتيال وتجربة الخسارة المتوسطة مقارنة بالشركات القائمة. الفساد ، وسرقة الموظفين وحذف البيانات من السجلات المالية شائعة. ولهذا السبب ، يتعين على مالكي الشركات الصغيرة توخي مزيد من الحذر في تنفيذ الضوابط الداخلية على أساس منتظم.
