الشراء هو قسم داخل القسم المالي للشركة التي تضمن شراء اللوازم والمواد المطلوبة من قبل الإدارات الأخرى بكفاءة. كل شيء أمرت لكل قسم يجب أن تذهب من خلال قسم المشتريات. على الرغم من أن الشركات لديها إرشادات شراء مختلفة ، إلا أن جميع الشركات لديها إجراءات شراء قياسية.
طلبات الشراء
يجب تقديم كل خدمة أو مادة أو طلب تطلبه كل إدارة كأمر شراء. طلب الشراء هذا هو رقم حسابي لضمان دفع المبلغ الصحيح إلى البائع أو المورد. يتتبع الرقم أيضًا الترتيب للتأكد من استلامه في الوقت المناسب بالإضافة إلى الجودة والكمية المطلوبة. يتم أيضًا استخدام أمر الشراء من قِبل البائع أو المورد عند إرسال الفواتير للشركة بعد تسليم الطلب.
شراء المشتريات
قسم المشتريات مسؤول عن العثور على المنتج أو الخدمة أو الإمدادات المطلوبة. يجد وكيل الشراء موردين مختلفين ويطلب عروض الأسعار ويقرر البائع الذي يلبي احتياجات طلبات الأقسام. توضح إجراءات الشراء العملية التي يقوم بها قسم المشتريات بعمل طلبات عروض الأسعار من الموردين والبائعين. يجب على كل مدير قسم إخطار إدارة المشتريات حول العنصر المطلوب بالضبط ، وخصائص العناصر المطلوبة والكمية اللازمة لتشغيل الإدارة المعنية.
إجراءات المراقبة
بمجرد أن تقوم الأقسام بإعطاء قسم المشتريات المعلومات حول الخدمة أو الإمدادات أو المواد المطلوبة ، يقوم وكيل المشتريات بمراقبة الطلب طوال العملية. يجب على وكيل الشراء المعيّن لهذا الأمر المتابعة مع البائع في حالة حدوث تغيير أو تحديث ومراقبة الطلب حتى يتم استلامه. بعد استلام هذا البند ، يضمن قسم المشتريات أن الطلب صحيح وضمن المواصفات المتعاقد عليها.
