إذا كنت مالكًا لنشاط تجاري ، فإن إعداد الفواتير للعملاء الذين يدينون لك بالمال هو مهمة يجب أن تتعلم كيفية القيام بها. الفاتورة عبارة عن مستند باسم نشاطك التجاري يشير إلى اسم العميل ومبلغه المستحق. تقوم الشركات بإعداد الفواتير بعدة طرق. إذا كان نشاطك التجاري يستخدم برنامج محاسبة لتتبع المعاملات ، فيمكنك طباعة الفواتير مباشرةً من ذلك. إذا لم يكن لديك برنامج قادر على القيام بذلك ، فيمكنك بسهولة إنشاء فواتير باستخدام برنامج معالجة الكلمات.
افتح مستند فارغ. باستخدام برنامج معالجة النصوص ، افتح صفحة فارغة واسمها واحفظ الملف.
استخدم ورقًا رسميًا إذا كان لديك. إذا لم يكن الأمر كذلك ، فأدخل اسم شركتك وعنوانك ورقم هاتفك وعنوان بريدك الإلكتروني أعلى المستند. يعمل ترويسة الورق الأفضل لأنه يحتوي عادةً على شعار شركتك عليه. إذا كان شعارك متاحًا على جهاز الكمبيوتر ، فأدخله في الفاتورة.
تاريخ وتسمية الفاتورة. قم بتسمية الصفحة بكتابة "فاتورة" أعلى المستند أسفل معلومات شركتك. هذا يعلم العميل أن هذه فاتورة يجب أن يدفعها. ضع تاريخ الفاتورة في الزاوية اليمنى العليا من الصفحة أيضًا. ضمِّن رقمًا فريدًا أيضًا في الجزء العلوي ، يُسمى رقم الفاتورة. عندما يدفع العميل الفاتورة أو المكالمات مع سؤال ، هذا هو الرقم المرجعي الذي ستستخدمه.
قم بتضمين اسم العميل. ضع معلومات العميل بما في ذلك الاسم والعنوان ورقم الهاتف أسفل رقم الفاتورة وتاريخها.
اكتب في تفاصيل الفاتورة. تفصيل السلع أو الخدمات المباعة للعميل مع التكاليف والكميات.
ضع المجموع في الأسفل. أضف كل الرسوم وفي أسفل الفاتورة اكتب "الإجمالي" بجوار المبلغ الإجمالي المستحق.
تضمين شروط الدفع. يجب أن تتضمن الأنشطة التجارية شروط الدفع على الفواتير لإعلام العميل بموعد استحقاق الفاتورة. شروط الدفع الشائعة هي n / 30. هذا يعني أن إجمالي الفاتورة مستحق في غضون 30 يومًا من تاريخ الفاتورة.
اطبع الفاتورة وأرسلها بالبريد. طباعة نسختين من الوثيقة. أرسل بريدًا إلى العميل واحفظ الآخر لسجلاتك. احفظ الفاتورة على الكمبيوتر أيضًا.
