سواء كان الشخص مسؤولاً تنفيذياً في شركة أو شخص عادي ، فإن هناك احتمالات بأنهم سوف يتعاملون مع خطاب الموعد النهائي بطريقة ما خلال حياتهم. يمكن أن تكون رسائل الموعد النهائي بمثابة مستندات ترويجية وإشعارات تحذير وحتى مراسلات شكر. هناك عدة أنواع من هذه الرسائل.
رسائل الموعد النهائي الابتدائية
يتم إرسال خطابات الموعد النهائي الأولية في الجولة الأولى من المراسلات حول الموعد النهائي القادم. إنهم يقدمون مشروعًا أو حدثًا ويخبرون الأفراد أن الموعد النهائي هو إما قريبًا أو تم تعيينه للتو. وتهدف هذه الأنواع من خطابات الموعد النهائي إلى إعلام وتوجيه الاهتمام ، أو المساعدة في تنظيم مشروع أو حدث. عادة ما تكون مكتوبة بحرارة للغاية مع لغة إيجابية. قد تأتي مباشرة من المديرين التنفيذيين أو من منسقي المشاريع ، وأحيانا يتم إرسالها بشكل جماعي. يتم إرسال هذه الرسائل في بعض الأحيان قبل أشهر من الموعد النهائي.
رسائل الموعد النهائي الثانوية
رسائل الموعد النهائي الثانوية هي رسائل مكتوبة على شكل متابعات لمراسلات الموعد النهائي الأساسي. تذكر هذه الرسائل لفترة وجيزة شخصًا بأن الموعد النهائي قادم وكثيراً ما يحث الفرد على حضور الحدث أو الترويج له ، أو إنهاء مهمة في الموعد المحدد في الرسالة الأساسية. يجوز لها أن تقدم إشارة إلى الرسالة الأولية ، مثل تاريخ إرسال الرسالة الأساسية وسبب استلامها ، مثل كونها عضوًا في لجنة معينة.
آخر موعد للتقديم
رسائل الموعد النهائي الماضية إعلام الفرد فقدوا الموعد النهائي الذي تم تعيينه. لا يلزم أن تكون الأحرف ناقصة في الصداقة ، ولكن غالباً ما تكون أكثر صرامة من رسائل الموعد النهائي الأولية والثانوية. إذا كان الموعد النهائي الذي فاتك يتضمن أي نوع من الدفع ، فقد تفصِّل الرسالة أي رسوم متأخرة تم تكبدها. الرسالة قد تفصِّل أيضًا نية اتخاذ إجراء قانوني أو تقديم تحذيرات بشأن النتائج الأخرى المترتبة على فقدان الموعد النهائي.إذا لم تكن هناك عواقب ، مثل ما إذا كانت الرسائل الأولية والثانوية تتعلق بالمواعيد النهائية للتبرع ، فيجوز للخطاب إبلاغ الفرد بكيفية مواصلة المشاركة في المنظمة أو كيفية الوفاء بالموعد النهائي المخطط له.
رسائل الموعد النهائي للتقويم
على عكس الأنواع الأخرى من خطابات الموعد النهائي ، فإن رسائل الموعد النهائي للتقويم تعمل على تحديد العديد من المواعيد النهائية في وقت واحد. وهي بمثابة مخطط للمهام أو أهداف المشروع وتشبه إلى حد كبير نظرة عامة. غالبًا ما تطلب هذه الرسائل من المتلقي حفظ التواريخ المحددة في جداوله.
خطاب اعتذار النهائي
يتم إرسال خطابات الموعد النهائي الاعتذار من المتلقي إلى الشخص الذي أرسل خطاب الموعد النهائي الأصلي. يعربون عن أسفهم لفقدان المهلة التي حددها رئيس أو منظمة. تتضمن هذه الرسائل أحيانًا طلبًا لموعد نهائي جديد أو الاستفسار عما إذا كان يجب الوفاء بالمتطلبات.
