عادة ما يتطلب عمل مسؤول الوثائق ختمًا رسميًا. سواء كان التوقيع على وثائق عقارية أو قروض أو في حاجة إلى إثبات ، دون أدنى شك ، أن التوقيع حقيقي ، فإن استئجار كاتب العدل هو إحدى الطرق للقيام بذلك. كل دولة لديها قواعدها الخاصة للوثائق موثقة. في كاليفورنيا ، يشرف وزير الخارجية على ترخيص كتاب العدل ومتطلبات الوثائق.
إن دور كاتب العدل ، الذي يشار إليه عمومًا باسم "كاتب العدل" ، هو التأكد من أن الشخص الذي قام بالتوقيع على وثيقة هو من يدعي أنه موجود ، وأنه في عقله الصحيح ، يفهم محتويات المستند وأنه لا يوجد ضغط غير ضروري لتوقيعه. لكي تصبح كاتب عدل في كاليفورنيا ، يجب أن تعيش في الولاية ، وأن يكون عمرك 18 عامًا على الأقل ، وأن تكمل الدورة والاختبار من قبل وزيرة الخارجية وتمرير فحص الخلفية.
اغلاق محكم
جزء من عملية التصديق من كاتب العدل هو ختم الختم على الوثيقة التي تم توثيقها. تتطلب قوانين ولاية كاليفورنيا أن يتم الاحتفاظ بهذا الختم تحت قفل ومفتاح ويجب على كاتب العدل اتخاذ خطوات لتأمينها ضد السرقة أو سوء الاستخدام. الختم عبارة عن ختم مطاطي ، على الرغم من أنه أحيانًا يتم استخدام المزخرف. يجب أن يكون واضحًا ومظلمًا بما يكفي ليظهر في نسخة من المستند. هذه الطوابع مصنوعة خصيصًا بحيث يظهر اسمك ورقم تعريف الموثِّق وتاريخ انتهاء عمولتك ومقاطعة كاليفورنيا حيث يظهر لك القسم الخاص بك.
هوية
تمثل هوية الموقع أحد العناصر التي يؤكدها موثق عند التصديق على مستند. في ولاية كاليفورنيا ، يجب أن يظهر الشخص المعني بنفسك أمامك ، لأن توثيق المستندات عبر الإنترنت ليس قانونيًا في الولاية. يجب تقديم التعريف الصحيح لك قبل أن تتمكن من توثيق مستند. وتشمل أمثلة الهوية الصالحة رخصة قيادة ولاية كاليفورنيا للسيارات (أو التي تصدرها ولاية أخرى ، كندا أو المكسيك) ، أو جواز سفر أو بطاقة هوية من أي ولاية. في كاليفورنيا ، يمكن أن يكون الشهود بديلا لمعرف الموقع. ومع ذلك ، يجب عليهم تقديم هوية لهم ، بدلا من الموقع. بعض نماذج الهوية غير المقبولة لتوثيق مستند في كاليفورنيا هي بطاقة الضمان الاجتماعي أو شهادة الميلاد أو بطاقة الائتمان.
مجلة
مطلوب من كاتب العدل في ولاية كاليفورنيا للحفاظ على مجلة لجميع الوثائق موثقة من أجل عندما تم التصديق عليها. مثلما هي متطلبات الختم ، يجب أن تظل الصحيفة آمنة في جميع الأوقات. تحتوي المجلة على التاريخ والوقت ، ونوع الوثيقة التي تم توثيقها والمعرف المستخدم ، والرسوم المفروضة وتوقيع كل شخص يتطلب ختم كاتب العدل. إذا كان المستند موثقًا يتعلق بمعاملة عقارية أو توكيل رسمي ، فيجب على كل شخص تم توثيق توقيعه أن يقدم طباعة لإبهامه الأيمن في المجلة. المجلة هي ملكك ولا يجوز مشاركتها مع أي شخص ، بما في ذلك كاتب عدل آخر أو صاحب العمل ، حتى عند الإنهاء.
