يتم استخدام خطابات الأعمال للاتصال الرسمي في الشركات والمؤسسات. على عكس المراسلات غير الرسمية المكتوبة لإغلاق المعارف والأقارب ، فإن خطابات الأعمال تهدف إلى نقل المعلومات بشكل موجز ومهني إلى المتلقي. عادة ، تتضمن المراسلات التجارية مقدمة ، هيئة وخاتمة. يمكن العثور أيضًا على الاختلافات بين تنسيقي الحرفين في علامات الترقيم والطول والنغمة وأسلوب الكتابة. علاوة على ذلك ، تتطلب خطابات الأعمال عادةً دعوة للعمل ، أو استجابة بعد استلام الرسالة.
العناصر التي ستحتاجها
-
كانت لك في هذا الحدث
-
ترويسة الشركة
تبدأ مع الشركة الأساسية أو ورق رسمي. تأكد من تضمين عنوانك في الأعلى ، بالإضافة إلى تفاصيل الاتصال الخاصة بك وشعار الشركة إن وجدت.
اكتب التاريخ. ضع عنوان المستلم سطرين أسفل التاريخ ، فوق التحية. تضمين الاسم والعنوان الرسمي واسم الشركة وعنوان المكتب.
اكتب خطين تحية أسفل عنوان المستلم. عنوان المستلم باستخدام "عزيزي" ، متبوعًا بعنوان الفرد واسم العائلة. تذكر أن تضيف نقطتين بدلاً من فاصلة بعد الاسم الأخير. استخدم "إلى من يهمه الأمر" أو "سيدي العزيز / سيدتي" إذا كنت لا تعرف اسم المستلم أو جنسه.
ابدأ فقرة المقدمة الخاصة بك بعد التحية. تحدث عن سبب كتابتك لكتاب العمل وما تود أن تطلبه من المتلقي. اذكر موقفك في حالة تقديم حجة. أحداث مرجعية أو اجتماعات أو أفراد مألوفون أو ذو صلة بالقارئ.
تفصيل حول الغرض أو الموضوع الرئيسي لرسالتك في الجسم. قدّم أمثلة تدعم حجتك أو طلبك أو اقتراحك. اعط تفاصيل عن ميزات ومزايا المنتج ، بالإضافة إلى شهادات العملاء في حالة البيع إلى عميل أو عميل محتمل.
اتبع الهيئة مع استنتاجك. كرر طلبك أو وضعك الأولي. أشكر القارئ على وقتها وفكرها ، واخبرها كيف يمكنها الاتصال بك للحصول على مزيد من الأسئلة أو المعلومات.
ينتهي مع إغلاق خطين مجانيين أسفل الجملة الأخيرة من الجسم. خصص أربع مسافات للتوقيع واسمك المطبوع.
نصائح
-
على الرغم من اختياري ، يمكنك ملاحظة الغرض من الرسالة في البداية من خلال تضمين سطر الموضوع قبل التحية. ومن الشائع أيضًا إضافة خط انتباه للإشارة بوضوح إلى المتلقي المقصود.
اكتب جمل قصيرة وجيزة. ضع في اعتبارك أن القراء قد يقرؤون بدلاً من قراءة كل كلمة في رسالتك. النص الغامق الذي تراه مهمًا للقارئ. بالنسبة إلى الأحرف التي تزيد عن صفحة واحدة ، فكّر في تجميع الفقرات أسفل العناوين ، أو تنظيم المحتوى باستخدام الرموز النقطية والأرقام.
