نظام كشوف المرتبات هو الطريق الذي تعالج من خلاله قائمة الرواتب الخاصة بك. لا يمكنك معالجة كشوف المرتبات الخاصة بك دون نظام الرواتب. والأنواع الثلاثة من نظام كشوف المرتبات هي حواسيب يدوية وداخلية ، وخارجية (خارجية). يتطلب منك النظام اليدوي معالجة رواتبك باليد ؛ يستخدم برنامج كشوف المرتبات في المنزل لمعالجة كشوف المرتبات ؛ يعني النظام الخارجي أنك تقوم بالاستعانة بمصادر خارجية لجدول الرواتب الخاص بك إلى مزود خدمة كشف الرواتب. يعرض مخطط تدفق نظام الرواتب تسلسل معالجة كشوف المرتبات. يبسط معالجة الرواتب ويساعدك على البقاء على المسار الصحيح.
صمم مخطط التدفق مع برنامج مجموعة المكتب - هذا هو أفضل طريق لإلقاء نظرة احترافية. ومع ذلك ، يمكنك رسم المخطط باليد. قم بإنشاء مربعات وسهام ، مما يدل على تدفق معالجة كشوف المرتبات ، مثل المكان الذي يبدأ وينتهي.
إنشاء مخطط تدفق لنظام الرواتب اليدوي. يجب أن يعرض المخطط الانسيابي جميع الواجبات اليدوية التي ينطوي عليها معالجة كشوف المرتبات عبر هذا النظام.
مثال: جمع بطاقات الوقت ، والتحقق من بطاقات الوقت للامتثال ، والمشرفين على الاتصال بشأن بطاقات الوقت المفقودة أو المشكوك فيها ، وحساب بطاقات الوقت يدويا. إنشاء تسلسل يتضمن واجبات معالجة كشوف المرتبات ، مثل حساب الأجور يدوياً ؛ الخصومات القانونية مثل ضرائب الرواتب والزيادات في الأجور ؛ رواتب. الخصومات الطوعية ، مثل استحقاقات التقاعد والصحة ؛ وخلق رواتب. قم بعمل تسلسل آخر يوضح واجبات المعالجة اللاحقة ، مثل إنشاء سجل الرواتب وتسجيله يدويًا وإنشاء إدخالات دفتر اليومية ونشرها وإيداع الموظفين في البنك وتوزيع شيكات الرواتب.
قم بعمل مخطط انسيابي للنظام المحوسب الداخلي. هذا النظام يقضي على المعالجة اليدوية. اجعل مخطط التدفق محددًا لمتطلبات برنامج الرواتب الخاص بك.
مثال: تحميل بيانات ضبط الوقت في برنامج الرواتب ، ومراجعة بيانات ضبط الوقت والتحقيق في عمليات الفحص المفقودة ، ومعالجة كشوف المرتبات عبر برامج الرواتب ، وتقرير معالجة الطباعة المسبقة ، ومراجعة كشوف المرتبات عبر تقرير المعالجة المسبقة ، وإجراء التغييرات اللازمة ، وإنشاء وإرسال ملف إيداع مباشر إلى البنك ، والودائع أموال الموظف ومدفوعات ضريبة الرواتب في البنك ، وإغلاق الرواتب. والجدير بالذكر أنه عندما تغلق كشوف المرتبات ، فإنه يحفظ بيانات الرواتب بالكامل لفترة الدفع في النظام.
إنشاء مخطط انسيابي للنظام الخارجي. عند الاستعانة بمصادر خارجية للحصول على كشوف المرتبات ، يتطلب منك مزود خدمة كشف الرواتب إرسال بيانات الرواتب لكل فترة دفع. يسمح لك الموفر عادةً بإرسال البيانات عبر الفاكس أو البريد الإلكتروني أو عبر الإنترنت. يجب أن يتضمن مخطط التدفق تفاصيل الطريقة المطلوبة.
مثال على الطريقة عبر الإنترنت: مراجعة بيانات ضبط الوقت ، ومشرف المشرف على توضيح الوقت ، وتغيير كشوف مرتبات الموظفين وبيانات ضبط الوقت في نظام الموفر ، والتحقق من البيانات المدخلة عبر نظام المورد عبر الإنترنت ، والتحقق مرة أخرى من بيانات المورد التي تم استلامها من المورد ، و توزيع الراتب.
نصائح
-
صمم مخطط التدفق بحيث يتعلق بكل معالجة كشوف المرتبات. قم بتحديث المخطط الانسيابي عند حدوث تغيير في نظام الرواتب.
يجب أن يتضمن الرسم البياني الخاص بك التزامات ضريبة الرواتب الفيدرالية والخاصة بالولاية ، مثل دفع ضريبة الدخل وإعداد التقارير ، بما في ذلك معالجة W-2.
