يتيح إنشاء جدول بيانات تعقب لتسجيل وفورات التكلفة وتجنب التكاليف لمؤسستك إعداد تقارير دقيقة عن التوفير "الصعب" و "الناعم". يتم إظهار المدخرات الثابتة بتكلفة أقل بالمقارنة مع السنة السابقة. إن المدخرات اللينة أقل واقعية وقد تشمل التفاوض على زيادة أقل في التكلفة من مورد أو تدريب "مجاني" يأتي مع زيادة في المعدل. يعد تطوير جدول بيانات لتتبع المدخرات أمرًا بالغ الأهمية لتوفير الحوافز للمسؤولين عن عمليات الشراء.
العناصر التي ستحتاجها
-
برنامج جداول البيانات
-
نفقات التشغيل السابقة
-
انكماش
مصروفات التشغيل الجماعي إلى فئات منطقية. يمكن أن تكون الفئات حسب النوع ، مثل تجميع كل الأدوات المساعدة معًا. إذا كان هناك عدة موظفين مسؤولين عن الشراء ، فقم بنفقات المجموعة من قبل الشخص المسؤول.
اكتب في العنوان "النفقات" في الخلية الأولى من جدول البيانات. من أسفل ، أدخل اسم الفئة ، ثم أدرج أسماء النفقات في الخلايا أدناه. كرر لكل فئة.
في العمود التالي ، اكتب عنوان العمود "Actuals" والسنة. تحتها ، أدخل الدولارات التي تم إنفاقها في الزنزانة على يمين اسم كل حساب. قم بتسمية العمود التالي "التسويات" وأدخل أي زيادات أو تخفيضات تعاقدية في نفس صف النفقات الذي ينطبق عليه. قم بتسمية العمود التالي "Benchmark" وأدخل صيغة لمضاعفة المبالغ الفعلية بمقدار واحد بالإضافة إلى التعديل: (Actual * (1 + Adjustment)).
حدد كمية المواد التي تم إنتاجها في العام الماضي والإنتاج المخطط لها في العام المقبل. في الجزء العلوي من الصف التالي ، اكتب "لكل وحدة". بالنسبة إلى جميع المصروفات السارية مثل المواد والعمالة ، أدخل صيغة لضبط المؤشر إلى الكميات الجديدة: (المعيار / الكمية السنة الماضية * الكمية هذا العام).
اكتب "Actuals" والسنة الحالية في الصف العلوي من العمود التالي واتركه فارغًا حتى يتم معرفة المبالغ الفعلية للمصروفات. عنوان العمود التالي "الفرق". لكل نفقة ، أدخل صيغة تطرح النفقات الفعلية لهذا العام من الرقم الموجود في العمود المرجعي.
بعد كل فئة ، قم بإدخال سطرين فارغين. في السطر الأول ، اكتب "Subtotal". في الخلية المجاورة له ، اكتب صيغة لإضافة كل النفقات في هذه الفئة معًا وانسخها عبر جميع الأعمدة في جدول البيانات. بعد الفئة الأخيرة ، اكتب "الإجمالي" في العمود الأول وفي الخلية المجاورة له ، أدخل صيغة لإضافة كل المجاميع الفرعية للفئات معًا. انسخ هذا عبر كل الأعمدة في جدول البيانات.
أدخل المصاريف عند توقيع عقود جديدة أو استلام فواتير فعلية. أدخل صفوف إضافية لأي نفقات جديدة أو لتسجيل مدخرات تجنب التكلفة.
نصائح
-
عزز ملكية التكلفة الإجمالية من خلال اتخاذ قرار مسبق حول كيفية تحقيق التوفير. وتشمل القرارات الرئيسية ما إذا كان سيتم مكافأة الموظفين على صافي المدخرات لجميع نفقاتهم ومعالجة المدخرات غير الملموسة التي تؤثر على فئة أخرى. يمكن أيضًا استخدام عمود الضبط لتحديد الأهداف. سيؤدي وضع نسبة التوفير المطلوبة لكل فئة إلى إنشاء أهداف مرجعية لكل نفقات. تأكد من تضمين تحسينات عملية تؤدي إلى انخفاض مصروفات التشغيل أو انخفاض ساعات العمل.
