كيفية نقل البيانات الورقية في البيانات الإلكترونية

قد لا يتحقق "المكتب اللاورقي" بنسبة 100٪. على الرغم من الاستخدام المكثف للكمبيوتر ، إلا أن جميع الشركات تقريبًا لا تزال تتطلب بعض المستندات الورقية. وهذا يمثل تحديًا عندما تحتاج الشركات المعتمدة على الكمبيوتر إلى التفاعل مع البيانات من النماذج الورقية. يمكن تحقيق "تحويل" البيانات الفعلية إلى الأنظمة الافتراضية من خلال إدخال البيانات اليدوي وتصوير المستندات والتعرف البصري.

العناصر التي ستحتاجها

الوثائق الورقية
ميزانية المعدات والموظفين

حدد أهدافك واحتياجات عملك. حدد ما إذا كنت تقوم باسترداد مدفوعات العملاء أو معالجة الطلبات أو أرشفة المستندات الداخلية. اكتشف ما إذا كنت بحاجة إلى حفظ الصور الفعلية للمستندات للتخزين الإلكتروني ، أو تحتاج ببساطة إلى التقاط البيانات الورقية في قاعدة بيانات الكمبيوتر. سيساعدك اتخاذ هذه القرارات على تحديد نظام معالجة البيانات الذي يناسب احتياجاتك على أفضل وجه.

البحث حلول البرمجيات المشاريع. اطلب الحصول على مراجع البرامج والموردين من الشركات التي تقوم بعملية التقاط بيانات مشابهة لما تنوي فعله. اسأل ما إذا كان يمكنك زيارة مواقع العمل التي تقوم بتحويل الورق إلى الإلكتروني الذي تنوي القيام به. أفضل طريقة لاختيار نظام هو رؤيته في العمل. إذا كنت لا تلتقط سوى حجم صغير من البيانات من النماذج ، يمكنك أن تفلت من شخص واحد كتابة البيانات في جدول بيانات Excel. لكن في الأعمال الحديثة ، ربما لا يكون هذا هو الحال. من المحتمل أن تحتاج إلى العثور على نظام برمجيات ، وربما حتى أجهزة جديدة ، إذا كان التقاط المستندات / الصور جزءًا من خطتك.

قارن بين الحلول البرمجية التي قمت بالبحث عنها ، واختر أحد الحلول. اتصل بالبائع أو موزع البرامج لبدء عملية شراء النظام وتثبيته. الخطوة الأولى ، المعروفة عمومًا باسم "الاكتشاف" ، هي عندما ينتقل البائع إلى موقعك لتحديد احتياجاتك بدقة وأفضل الحلول لها.

الاستمرار في التعامل مع البائع أثناء الاكتشاف وعبر التثبيت. طرح الكثير من الأسئلة ، والحصول على ملكية المشروع ؛ تشجيع أي موظف يقوم بأداء أنشطة التقاط الوثائق وإدخال البيانات لفعل الشيء نفسه.

اختبر النظام بالكامل. إذا كان هناك أي أخطاء أو ثغرات في الحل ، فمن الأفضل العثور عليها أثناء وجود البائع في الموقع. هذا سيجعل استكشاف الأخطاء وإصلاحها دقة أكبر.