يشير تنسيق المشروع بشكل عام إلى تخطيط وإدارة مهام متعددة في نفس الوقت. التنسيق ضروري للأعمال التي تتعامل مع اثنين أو أكثر من المشاريع ذات الصلة. تختلف المشروعات حسب أهداف العمل ولكنها قد تشمل إطلاق منتج جديد أو توسيع الخدمات إلى مناطق جديدة. يقوم منسق المشروع في كثير من الأحيان بأدوار ومسؤوليات مختلفة ، اعتمادًا على الصناعة وحجم الأعمال التجارية وهدف المشروع. على سبيل المثال ، قد تقوم الشركات بتعيين منسقين منفصلين للمشروع للتعامل مع الشؤون المحلية والدولية ؛ في حين أن الشركات الصغيرة قد تنسج واجبات تنسيق المشاريع الأساسية في دور الإدارة. يمكن أن يقوم منسقو المشروع بدور صناع القرار أو المساعدين للمديرين الرئيسيين.
مبادئ
إن نطاق المشروع (على سبيل المثال ، دمج المشاريع مع فرق مختلفة أو التفكير في خيارات بديلة) والإطار الزمني (كلاهما على المدى القصير والمحدود النهائي) يمثلان ميزات أساسية - خاصة وأن التنسيق الناجح يتطلب تخطيطًا طويل الأجل مقرونا بالتنفيذ السلس. على سبيل المثال ، إذا كان نشاطك التجاري ينوي فتح موقع جديد ، فيجب أن تتوقع بدقة المدة التي سيستغرقها إنشاء المتجر ، والحصول على التصاريح اللازمة ، وشراء الأثاث أو المعدات ، بالإضافة إلى استئجار وتدريب عدد كاف من الموظفين. وبالتالي ، فإن التأخير في تلقي الإمدادات الأساسية يمكن أن يؤثر على مشروع بأكمله ، مثل إضافة تكاليف إضافية للمشروع.
الموظفين
للحفاظ على الكفاءة ، ضع في الاعتبار تعيين شخص واحد أو فريق من الأشخاص للعمل كمنسقين للمشروعات. يجب أن يكون لدى منسقي المشاريع مهارات قوية في حل المشكلات من أجل توقع حالات التأخير أو المواقف غير المتوقعة والاستجابة لها. علاوة على ذلك ، ينبغي أن يكونوا قادرين على التفاعل والتفاوض مع أنواع مختلفة من الناس. إذا كان المشروع ينطوي على العمل مع شركة في المكسيك ، فيجب أن يدرك المنسقون أن عادات الأعمال تختلف في المكسيك عن الولايات المتحدة. إذا لم تتمكن من إنشاء دور منسق مستقل للمشروع ، قم بضبط واجبات منسق المشروع ليعمل كمساعد فريق تنفيذي. على سبيل المثال ، يمكن لمساعد المشروع أن يقوم بجدولة الاجتماعات ، وإعداد جداول الأعمال ، وتقييم التقدم مع الهدف العام لدعم كفاءة المشروع.
البرمجيات
دمج البرامج لزيادة الكفاءة ، مثل الاحتفاظ بملفات المشروع وإدارة المعلومات الأساسية. بالنسبة إلى بعض المشاريع ، تعمل جداول البيانات أو الرسومات البيانية أو الرسوم البيانية الجدارية بفعالية. أنت تستخدم أيضًا برامج مثل Microsoft Excel أو Project ، أو حتى تطوير برامج خاصة. على سبيل المثال ، يمكنك تصميم برنامج للتركيز على جانب مهم ، مثل إجمالي تكاليف المشروع المتكبدة أو مشكلات مراقبة الجودة. تأكد من أن معلومات المشروع تظل سهلة الوصول للمشاركين الرئيسيين.
الاعتبارات
تتضمن بعض المشاريع أشخاصًا من مؤسسات أو شركات مختلفة يعملون معًا لتحقيق هدف مماثل. تحليل مستمر لمخاطر المشروع ، مثل إذا كان أحد أعضاء الفريق غير قادر على الحصول على تصريح أو تسليم الإمدادات في الوقت المحدد. يجب أن يتضمن تنسيق المشروع خطط طوارئ يمكن تنفيذها بسرعة إذا لزم الأمر.
إدارة
تشمل مراحل تنسيق المشروع عادةً إنشاء هدف شامل ، وتخطيط المهام الأساسية ، بالإضافة إلى تنفيذ المشروع والسيطرة عليه. تطوير SWOT (نقاط القوة والضعف والفرص والتهديدات) أو تحليل STEP (الاجتماعية والتكنولوجية والاقتصادية والسياسية) خلال مراحل مختلفة لتقييم تقدم المشروع.
