هناك أوقات تحتاج فيها إلى تغيير الوصف الوظيفي للموظف أو عندما تحتاج إلى تعيين مهمة عمل معينة لموظف في مشروع خاص أو لفترة زمنية محدودة مثل فترة إجازة موظف آخر أو إجازة. بغض النظر عن الظروف ، يعتبر الاتصال عنصرًا مهمًا لتعيين العمل. يمكن للاتصالات أن تحدث الفرق بين الأداء الممتاز والوظيفة غير المكتملة.
حدد أسباب تعيين الموظفين لموظفيك. تختلف عملية تعيين العمل عن إعادة تصميم وصف وظيفي مما هو مخصص لتعيين واجبات لمشروع فريق. إن إعادة تصميم وصف الوظيفة أمر سهل نسبيًا نظرًا لأن لديك لوحة فارغة تبدأ من خلالها تعيين الواجبات. على سبيل المثال ، إذا كنت بحاجة إلى تعيين عمل لمساعد تنفيذي ، فقم بإجراء بحث عن واجبات نموذجية لمساعد الإدارة العليا. من ناحية أخرى ، إذا كان فريقك يعمل على مشروع محدد ، حدد المهام التي تشكل جزءًا من المشروع الإجمالي وحدد موارد الموظف المتاحة لك.
جرد مهارات موظفيك وخبراتهم وقدراتهم. بالإضافة إلى ذلك ، اسأل الموظفين عن خبراتهم السابقة في العمل واهتماماتهم المهنية. وفقًا لوسائل الإعلام النسائية ، يتطلب التفويض بفعالية الانتباه إلى مجموعة مهارات الموظف. تنص على ما يلي: "تأكد من تفويضك إلى شخص يمكنه إكمال المهمة المطلوبة بنجاح." هذه هي فرصتك لتحفيز الموظفين الذين يرغبون في إظهار قدراتهم وتحسين قيمتها للمنظمة.
بناء قائمة من المهام. استخدم مراجعتك للسير الذاتية والتطبيقات ومدخلات الموظفين لتحديد من لديه المهارات اللازمة لأداء العمل. إذا كان لديك موظفان أو أكثر من الموظفين المؤهلين على قدم المساواة ولديهم مصلحة في أداء نفس الوظيفة ، فابتكر طريقة لتقسيم المسؤوليات بحيث لا يتم تفضيل موظف واحد فوق آخر.إذا لم يكن هناك سوى اختلافات طفيفة في مؤهلات الموظفين ، فضع في اعتبارك تخصيصها لأفضل موظف مؤهل وتعيين بديل في حالة عدم تمكن الموظف بمفرده من إنجاز المهمة.
تطوير طريقة اتصال تشرح العمل المعين ، المؤهلات والتوقعات اللازمة. هذه هي الخطوة الأكثر أهمية في تعيين واجبات الوظيفة ، وبالتالي يجب أن تكون اتصالاتك واضحة ويجب أن تتناول كل عنصر من عناصر العمل. النتائج المتوقعة وتوقعات العمل هي جزء من معايير أدائك. معايير الأداء هي القياسات التي تستخدمها لتقييم الأداء. قد يكون معيار الأداء النموذجي للعمل الذي تم تعيينه هو "استخدام Microsoft Access لإدخال 100 سجل مبيعات في الأسبوع بدقة لا تقل عن 98 بالمائة." باستخدام هذا المثال ، أنت تقوم بتعيين مهمة جديدة بالإضافة إلى إنشاء معيار أداء لتضمينه في تقييم أداء الموظف.
ناقش المهمة الجديدة مع الموظف. كن مستعدًا للإجابة على أسئلة حول كيفية أداء المهمة والمواعيد النهائية وعلى الموظف أن يوجه أي أسئلة حول المهمة. هذا جزء من طريقة الاتصال الخاصة بك. يجب أن تكون قادرًا على شرح المهمة بشكل كامل ، ولماذا يكون مهمًا للمنظمة ، وما هي المهارات الضرورية وكيف يستفيد الموظف من القيام بالمهمة الجديدة. يهتم الموظفون المهتمون بالتطوير الوظيفي أو تحسين المهارات بتعلم كيفية استفادتهم من قبول مسؤوليات جديدة.
