يعد إنشاء الضوابط والتوازنات أحد أفضل الطرق للمساعدة في ازدهار الأعمال. في نظام الأعمال الذي يستخدم الضوابط والتوازنات ، يتم تحديد الأدوار بشكل أكثر وضوحًا. يتيح لك إنشاء الضوابط والتوازنات تنفيذ نظام محاسبة يعزز الفصل بين الواجبات. إن تطبيق الضوابط والتوازنات في عملك أمر أساسي في مساعدتك على تحديد السرقة الداخلية والخارجية.
شراء نظام برامج محاسبة ، إذا لم يكن لديك نظام في مكانه بالفعل. برنامج محاسبي شعبي للمؤسسات الصغيرة هو برنامج محاسبة Intuit QuickBooks. يجب أن يكون نظام المحاسبة قادرًا على تسجيل البيانات وتحليلها بسرعة ودقة. يجب أن يكون برنامج المحاسبة بسيطًا وسهل الاستخدام ، ولكن يجب أن يكون قابلاً للتوسع مع توسع نشاطك التجاري.
إنشاء أدوار محددة بوضوح للموظفين. أهم شيء يجب القيام به لإنشاء الضوابط والتوازنات في عملك هو فصل الواجبات قدر الإمكان. لا ينبغي أن يكون الشخص المسؤول عن التعامل النقدي ، أو جهاز نقطة البيع الخاص بشركتك ، هو نفس الشخص الذي يقوم باحتساب وتسجيل المبيعات لهذا اليوم.
حسابات منفصلة القبض من الحسابات المستحقة الدفع. أنت لا تريد الشخص المسؤول عن تلقي الدفع للفواتير والخدمات المقدمة ليكون الشخص نفسه المسؤول عن دفع الفواتير الصادرة والرواتب. يمكن أن يؤدي القيام بواجبات قابلة للتحويل وحسابات قابلة للدفع قابلة للتبديل إلى اختلاس نقدي خطير.
يجب ألا يسمح أبداً لمندوبي المبيعات بإدارة المخزون أو طلب المواد من البائع. تنفيذ الضوابط والتوازنات التي تجعل الموظف المسؤول عن شراء المواد أو اللوازم والموظف الآخر المسؤول عن الحفاظ على المخزون النهائي في المستويات المثلى.
وضع ضوابط المخزون التي تقلل من مخاطر شركتك من السرقة الداخلية. يجب أن يعمل جهاز نقطة البيع الخاص بك في انسجام مع نظامك المحاسبي لضمان دقة أرقام المخزون. المبيعات ، من حيث النقدية ، ينبغي أن تكون مطابقة بسهولة مع المخزون في متناول اليد. يؤدي إنشاء الفحوصات والأرصاد المناسبة إلى الحد من تعرض نشاطك التجاري لعمليات الاحتيال وغيرها من الاختلاس.
