تستخدم الشركات أشكالًا مختلفة من التسويق والاتصالات كل يوم. غالباً ما يكون تصميم ومحتويات الترويسة المستخدمة لكل نوع من أنواع الاتصالات هو أول ما يراه أحد العملاء حول الشركة. على الرغم من أن التصميم والإبداع لديهما إمكانات لا نهاية لها ، فإن الشركات تلتزم عادة بأربعة رؤوس أساسية في مجال الاتصالات التجارية.
ترويسة قياسية
عادةً ما تشير الإشارة القياسية إلى كيان بأكمله وتستخدم عادةً لأغراض إدارية أو موجهة للخدمات. الجمهور عادة ما يكون عامًا ومنتشرًا ، وقد يكون الخطاب مستندًا نموذجيًا مثل خطاب افتراضي أو إشعار أو فاتورة. عادةً ما تتضمن الخطاب المعياري فقط اسم وعنوان الشركة ، بالإضافة إلى شعار أو علامة مائية للشعار إذا كانت الشركة تمتلك واحدة.
ورق متخصص
ترويسة الخطابات المتخصصة تشبه إلى حد كبير الورق القياسي العادي باستثناء أنها تأتي عادة من قسم خاص بالشركة مثل المحاسبة أو القانون أو التسويق. قد يكون الجمهور أكثر اهتمامًا بالمنطقة التي يتلقى منها الاتصالات. على سبيل المثال ، في شركة تجارة التجزئة ، قد يكون الجمهور مجموعة من البائعين لمنطقة التصنيع للشركة أو مجموعة من المراجعين لمنطقة المحاسبة في الشركة. مثل الورق المعياري المعياري ، تتضمن الورقة المخصصة اسم الشركة وعنوانها وشعارها أو العلامة المائية الخاصة بها ؛ ومع ذلك ، يتم تضمين قسم التخصص أو منطقة الشركة ، وكذلك أي صور أو شعارات أخرى خاصة بالقسم.
ورق مخصص
عادة ما تكون العلامة المخصصة عادة أكثر موضوعًا من الأنواع الأخرى ، وعادةً ما تأتي من شخص معين. تُستخدم هذه الأوراق بشكل شائع لاتصالات interoffice مثل المذكرات أو العروض التقديمية. وهي تستخدم أيضًا للاتصالات الخارجية ولا يُقصد استخدامها عمومًا في مستندات النماذج. باستخدام صناعة البيع بالتجزئة كمثال مرة أخرى ، قد يكون مدير المشروع ورقته المخصصة المخصصة لاستخدامها في إرسال الاتصالات الخارجية إلى المتعاقدين المستقلين. بالإضافة إلى اسم الشركة وعنوانها وشعارها ومساحتها المحددة ، تتضمن الورقة المخصصة أيضًا اسم المرسل بالإضافة إلى معلومات الاتصال الخاصة به.
ترويسة ادارية
ترويسة المدير التنفيذي تشبه إلى حد كبير الورق المخصص في أن جمهورها المقصود وموضوعها محدد لشخص واحد أو قضية. يتم حجز هذه الورقة المعيّنة للأفراد على مستوى المدير أو أعلى ، وتُستخدم لأغراض تتراوح بين رسائل الإنهاء إلى خطابات العرض. قد تظهر الرسالة التنفيذية أيضًا في رسالة نموذجية من مسؤول تنفيذي محدد. على سبيل المثال ، قد يكون تنفيذي تنفيذي العديد من الرسائل النموذجية المرسلة للأغراض الافتراضية. على الرغم من أن المتلقين هم من الطراز الأساسي في الطبيعة ، إلا أنهم أكثر عرضة لعرض الاستجابة المناسبة عند تلقي اتصالات من موقع أعلى معين بدلاً من تلقي رسالة نموذجية مرسلة إلى عدة مستلمين على ورق قياسي. الورقة التنفيذية المنسقة تشبه إلى حد كبير الورق المخصص ، على الرغم من أنه قد يبرز عنوان المرسل المعين بخط أكبر أو أكبر. الورقة هي عادة ذات جودة أعلى.
التصميم والتنسيق
يجب أن تكون جميع خطابات الشركة فريدة من نوعها في التصميم ولكن بشكل قياسي قدر الإمكان في الشكل. يجب أن يُظهر التصميم للجمهور الثقافة والعلامة التجارية لشركتك على الفور. على سبيل المثال ، إذا كان لدى شركتك ألوان أو شعارات أو شعارات تسويقية محددة ، فيجب أن يتم تضمينها في جميع العناوين. إذا كنت تستخدم الطباعة بالأبيض والأسود فقط ، فيجب أن يكون شعارك وشعارك أكثر وضوحًا. يجب أن يبرز خط رأسك ؛ ومع ذلك ، يجب أن لا يكون ساحقًا أو غير مقروء للقارئ. على وجه التحديد ، لا ينبغي أن تحمل رسائلك الورقية أكثر من العدد المطلوب.
