تقدم كتيبات الإجراءات التعليمات وتوجيهات التشغيل اليومي لمشروع تجاري. تعتبر أدلة الإجراءات ضرورية لضمان الاتساق والجودة في المنتجات والخدمات. يجب أن يكون لكل مصلحة تجارية من منظم واحد إلى مشاريع صغيرة أو شركات كبيرة دليل إجراءات لكل موظف كجزء من الوصف الوظيفي المكتوب. توفر أدلة الإجراءات أيضًا استجابة خطية لحالات الطوارئ أو الحلول للمشكلات الشائعة. تضمن الحلول أن المشكلات الشائعة لها نفس الاستجابة في كل مرة.
حلول وتعليمات محددة
وتضمن أدلة الإجراءات التي تتعلق باحتياجات أداء الموظف من حيث العمل أنه إذا تم تعيين موظف جديد وموعده ، فسيكون أداء العمل متماثلاً تمامًا. عندما يكون الموظفون غائبين بسبب المرض أو الإجازة ، فإن الموظف الذي يتولى المنصب سيكون قادراً على الأداء وفقاً للسياسة عن طريق استخدام دليل الإجراءات.
مرجع سريع
توفر أدلة الإجراءات مرجعًا سريعًا عند وجود سؤال أو مشكلة. ويوفر وضع دليل الإجراءات لكل موقع أو منتج أو خدمة من الموظفين الاتساق اللازم ويحل محل الكلمة الشفوية ، التي لا يمكن الاعتماد عليها باستمرار. تُجرى تنقيحات دليل الإجراءات بشكل عام في كل مرة يتم فيها عرض موضع أو منتج أو خدمة جديدة للمنظمة. يتضمن كل دليل إجراءات جدول محتويات ، ومسرد للمصطلحات ونسخ من النماذج المستخدمة في أداء المهمة.
إنشاء دليل الإجراءات
دون حلول موثقة والتعليمات والتوجيهات لن يكون هناك أي تجانس في الأعمال التجارية. أفضل عرض للدليل الإجراءات هو الموثق ، عادةً واحد مع ثلاث حلقات. تميل أدلة الإجراءات إلى احتواء 100 صفحة على الأقل. يمكن إنشاء الرسوم التوضيحية للدليل باستخدام كاميرا رقمية. يحدد مديرو الأعمال المعلومات التي سيتم تضمينها في دليل الإجراءات من خلال تطوير مخطط تفصيلي وطلب مدخلات من كل شخص في القسم الذي سيؤثر عليه دليل الإجراءات. لدى موظفي أقسام محددة معرفة بالمشاكل والقضايا التي تحدث عادة في تلك الإدارة.
نصيحة إختصاصية
كما يسعى المدراء الذين ينشئون دليل الإجراءات إلى الحصول على إرشادات من الخبراء الذين لديهم سجل حافل في تقديم الحلول وتطوير الإجراءات والسياسات. يقوم فريق من المحترفين ، كل منهم بمهمة محددة ، بتوثيق سياسات وإجراءات مؤسسة الأعمال الخاصة بالدليل. يجب العمل على كل إجراء في دليل الإجراءات قبل تضمينه في دليل الإجراءات. يتيح العمل من خلال كل إجراء للفريق فرصة رؤية مدى فعالية الحل المقترح.
الرسومات في دليل الإجراءات
يتم تضمين الصور في أدلة الإجراءات ، خاصة إذا كانت هناك خطوات متعددة مطلوبة لأداء مهمة ما. غالبًا ما يستجيب الأشخاص بشكل أفضل للتعليمات أو الإرشادات المكتوبة المدعومة بالصور أو الرسوم التوضيحية.
