كيفية كتابة دليل الإجراءات

الإجراء يشبه الوصفة - مجموعة من الإرشادات التي توضح بوضوح من يقوم بشيء ما ، ومتى يجب القيام به ، وكيف يتم ذلك وماذا يجب أن تكون النتيجة. أدرج كل خطوة بالترتيب الذي يجب إكماله. قم بتجميع إجراءات متعددة في دليل يتم تنظيمه حسب وصف الوظيفة أو القسم أو الوظيفة أو أي ترتيب يجعل المعلومات في متناول المستخدمين يدويًا. لا تخلط بين السياسات والإجراءات. السياسات هي قواعد أو بيانات الموقف ؛ الإجراءات هي ما يتبعه الناس لتنفيذ السياسات.

العناصر التي ستحتاجها

• الوثائق الموجودة التي قد تكون مادة موارد

• خبراء الموضوع الذين يعرفون كيفية تنفيذ الإجراءات

حدد الإجراءات الواجب توثيقها. طريقتان لاختيار محتوى الدليل الخاصين بك هي مسح المستخدمين اليدويين المحتملين لمعرفة المهام التي يحتاجون إليها في توضيح أو الحصول على مزيد من المعلومات ، أو قد تفضلون تقديم قائمة بالمشكلات التشغيلية التي يمكنك حلها باستخدام إجراءات محددة بوضوح.

تجميع المعلومات. يُعد الشخص الذي يجري المهمة بالفعل أفضل مورد لك إلا إذا كنت تنشئ إجراءات من البداية. شاهد الشخص يقوم بهذه المهمة وتدوين الملاحظات ، أو اطلب من الشخص كتابة جميع الخطوات التي يتضمنها المهمة ، بالإضافة إلى أي نصائح أو تحذيرات تم تعلمها من خلال التجربة.

إنشاء تخطيط الدليل الخاص بك. يعمل التنسيق المكون من عمودين على جعل الإجراءات واضحة وسهلة القراءة. عنوان كل صفحة مع اسم الإجراء ، ووضع أسفل عنوان قائمة أو فقرة من أي حقائق لا تقع ضمن خطوة ، مثل مدى تكرار تنفيذ الإجراء والنصائح أو التحذيرات. يجب أن يتبع الإجراء بعد ذلك في جدول عمودين.

اكتب مسودة تقريبية. في العمود الأيسر ، أدرج الشخص المسؤول عن الإجراء. في العمود الأيمن ، اذكر الخطوات التي ينفذها هذا الشخص. إذا كان الإجراء يشتمل على عدة أشخاص ، فيجب أن يتمكنوا جميعًا من رؤية المكان الذي يناسبهم في العملية وما يحتاجون إليه.

اختبر الإجراءات. اجعل شخصًا غير معتاد على الإجراءات التي تتبعه من المسودة. من المهم استخدام شخص عديم الخبرة ، لذلك لن يأخذ الشخص أي اختصارات معتادة أو يتستر على نقاط غير واضحة لن يفهمها قارئ آخر.

مراجعة المسودة. توضيح ، إضافة ، حذف وإعادة ترتيب الخطوات حتى يمكن اتباع الإجراءات من قبل أي شخص قراءة الدليل.

نشر الدليل. قم بتضمين جدول محتويات حتى يتمكن القراء من تحديد الإجراءات بسرعة. أضف مسردًا يحدد أي مصطلحات غير شائعة أو محددة لصناعتك.

نصائح

• لا تستخدم تباين الكلمات الأنيق لفرح الكتابة. "القطعة" هي أداة في كل مرة ، وليس "عنصر" أو "جهاز". قد يكون وصف الأشياء باستمرار متكررًا ، ولكنه يحسن الوضوح للقراء.