يتم دمج الأعمال التجارية من خلال تقديم وثيقة تشكيل وفقًا لقانون الولاية ، وعادةً ما يكون ذلك مع مكتب وزير الخارجية حيث تريد الشركة أن تكون موجودة. تسمى وثيقة التكوين هذه بمواد التأسيس في معظم الولايات ، ولكنها تُعرف أيضًا باسم شهادة التأسيس أو الميثاق في بعض الولايات التي لها تاريخ في استخدام مصطلحات مختلفة. يعتبر هذا النشاط التجاري مدرجًا اعتبارًا من اللحظة التي يقبل فيها مكتب الولاية الإيداع ويضع ختم أو ختم الدولة على المستند ، ويمنح السلطة للعمل في الولاية. علامة الدولة على مواد التأسيس هي الدليل الرسمي على التأسيس ، مشيرة إلى التاريخ المحدد الذي قبلت فيه الدولة الإيداع وأنشأت الشركة ككيان معترف به.تحتفظ الدولة بسجل الإيداعات وتوفر نسخ مصدقة وشهادات معتمدة عند الطلب لتأكيد الجمهور أن الشركة مسجلة لدى الدولة وأنها في وضع جيد.
استلام الايداع
عند تقديم مواد التأسيس مع الدولة ، سيتلقى النشاط التجاري إيصال استلام بالبريد. ما لم تكن أوامر العمل (وتدفع مقابل) نسخة مصدقة من المقالات في الوقت الذي تم فيه إيداع الأوراق ، قد يكون الإيصال هو العنصر الوحيد الذي تعيده الدولة للتحقق من قبول الإيداع. يجب الاحتفاظ بإيصال الإيداع هذا بسجلات الشركة الخاصة بالأعمال. في كثير من الحالات ، يعتبر إبراز إيصال الإيداع الأصلي مع نسخة (غير معتمدة) من مواد التأسيس دليلاً كافياً على التأسيس ، مما يخفف من الحاجة إلى دفع ثمن النسخ المعتمدة من المقالات في كل مرة تحتاج فيها الشركة إلى تقديم مستندات رسمية.
نسخة من عقد التأسيس
بنود التأسيس هي وثيقة عامة. تحتفظ جميع الولايات بقاعدة بيانات لصور الإيداعات ، ومعظم الدول تجعل قاعدة البيانات هذه متاحة عبر الإنترنت. يمكن لأي فرد من الجمهور الوصول إلى قاعدة البيانات ، وإذا كانت الميزة متاحة ، قم بتنزيل نسخة من مواد التأسيس التي تم تقديمها إلى الدولة (وإلا يمكن للشخص الاتصال بمكتب الولاية لطلب نسخة).
سيحتوي هذا التنزيل على علامة الولاية وورقة غلاف تشير إلى تاريخ تسجيل الشركة ، ولكنها لن تكون سوى نسخة. قد يعتبر هذا الإصدار ، بالإضافة إلى إيصال الإيداع ، دليلاً كافياً على التأسيس لفتح حساب مصرفي ، ولكن من المحتمل ألا يكون هذا كافياً لتلبية متطلبات العناية الواجبة لطلب القرض. الحل الأفضل هو الحصول على نسخة واحدة على الأقل من مواد التأسيس في دفتر سجلات الشركات.
يتم بسهولة تقديم طلب للحصول على نسخة مصدقة في وقت تقديم الطلب مع دفع رسوم إضافية والنتائج في إعادة إيصال الإيداع ونسخة من المواد مع ختم الدولة الأصلي أو ختم المطروحة. يمكن الحصول على نسخة مصدقة من المقالات في أي وقت بعد الإيداع عن طريق تقديم طلب خطي ودفع الرسوم.
شهادة في التعاون
عدد قليل من الولايات (مثل ميسوري ونيو مكسيكو وجورجيا) يصدرون ما يسمونه "شهادة التأسيس" بمجرد قيام الشركة بإعداد مواد التأسيس الخاصة بها. في بعض الحالات هناك رسوم يتم تقييمها في وقت تقديم الطلب لإنتاج الشهادة. في هذه الحالات ، عند طلب إثبات التأسيس ، تكون شهادة التأسيس الأصلية هي الدليل الوحيد المقبول. إذا كان لدى النشاط التجاري نسخة مختومة أو مصدقة من المقالات ولكن بدون شهادة ، فمن المحتمل أن يواجه النشاط التجاري مشكلات. يمكن أن تقدم الشركة طلبًا من الدولة للحصول على شهادة مكررة عند دفع رسوم.
شهادة حسن سلوك
دليل آخر مقبول من التأسيس يمكن أن يحل محل نسخة مصدقة من المقالات هو شهادة حسن السيرة. هذا مستند صادر عن الدولة التي تتحقق من تسجيل نشاط تجاري مع الدولة اعتبارًا من تاريخ معين ويكون نشطًا وحديثًا في الوقت الحالي في جميع ملفات الحالة المطلوبة. هذه الشهادة هي أيضا وضعت تحت الختم. يمكن طلبها من الدولة في أي وقت ، وعادة عند دفع رسوم.
ممارسة أنشطة الأعمال
تأسيس الدولة للرقابة وهو الكيان الوحيد الذي يمكن أن يحدد بشكل قاطع عندما تكون الشركة مسجلة لدى الدولة وما إذا كانت مخولة حاليًا للقيام بأعمال تجارية. ومع ذلك ، لا يلزم تحديث مواد التأسيس بأحدث المعلومات بشأن من يتحكم في الشركة وما إذا كانت تعمل وفقًا للخطة. في كثير من الأحيان ، عندما يتم طلب إثبات التأسيس ، يتم توسيع المعنى ليشمل تقديم إثبات الملكية ، أو إثبات العملية ، أو إثبات العنوان أو إثبات الموقع المفوض.
إذا كانت المقالات المعتمدة أو شهادة حسن السيرة هي دليل تقني على التأسيس ، فقد يُطلب من الشركة تقديم نسخة من لوائحها الداخلية ، ومحاضر اجتماعات مجلس الإدارة ، وقرار من الشركات يمنحها سلطة اتخاذ إجراء محدد أو فاتورة مرافق إنشاء عنوان ، أو أشياء أخرى تحقق من سلطتها ونيتها في القيام بأعمال تجارية في الدولة.
