من الصعب كتابة خطابات تغيير السياسة لأن التغيير عادة لا يفضل العميل أو الموظف ، حتى لو كان ذلك ضروريًا. إن خطابات تغيير السياسة ، مثل أي رسائل تنقل أخبارًا سلبية ، تتطلب إعدادًا ودراسةً متأنية. إذا قمت بكتابة الرسالة بعناية ، يمكن أن تفسر الأساس المنطقي للتغيير وتظل تحتفظ بالنية الحسنة للعملاء أو الموظفين.
استخدام ورق الشركة الخاص بك. نظرًا لأن هذه الرسالة إخطار قانوني بتغيير في السياسة ، يجب أن تبدو رسمية ورسمية.
اكتب التاريخ الكامل. تخطي مساحة سطر.
اكتب اسم المستلم وتنظيمه وعنوانه. إذا كان هذا البريد عبارة عن رسالة بريدية جماعية لجميع الموظفين أو جميع العملاء ، يمكنك إما حذف الاسم والعنوان أو استخدام ميزة دمج البريد في برنامج معالجة الكلمات لإدراج الاسم والعنوان لكل حرف تلقائيًا. تخطي مساحة سطر آخر.
اكتب "عزيزي السيد / السيدة. (الاسم)" متبوعًا بنقطتين. إذا كان هذا حرفًا كبيرًا ، استخدم تحية عامة مثل "عزيزي العميل" أو "موظف عزيزي" بدلاً من ذلك. تخطي مساحة سطر آخر.
ابدأ الرسالة من خلال شرح المشكلة التي أدت إلى تغيير السياسة. استخدم أي حقائق أو إحصائيات من شأنها أن تساعد في إقناع المتلقي. ناقش دائمًا المشكلة أولاً في رسالة سلبية - إذا كان المستلم يفهم المشكلة ، فمن الأرجح أن تقبل الحل.
اشرح تغيير السياسة بلغة محددة واضحة. اشرح متى ستدخل السياسة الجديدة حيز التنفيذ ، وعواقب عدم اتباع السياسة ، وأي تفاصيل يحتاجها الموظف أو العميل لإجراء التغيير.
أشكر العميل أو الموظف على وقتها وتعاونها. قدّم معلومات الاتصال بها لاستخدامها إذا كانت لديها أي أسئلة حول السياسة.
اكتب "مع خالص التقدير" ، وتخطي مساحات سطر ثلاثة. اكتب اسمك الكامل وعنوانك. قم بتوقيع اسمك فوق اسمك المكتوب.
قم بعمل نسخة من الرسالة في سجلاتك ، وقدم نسخة أخرى لقسمك القانوني. أرسل الحروف الأصلية. إذا كان تغيير السياسة مهمًا أو ناتجًا عن تغيير في القانون ، فأرسل الرسائل بالبريد المعتمد حتى يكون لديك سجل عن وقت استلام كل مستلم لرسالته.
نصائح
-
الحفاظ على الرسالة موجزة ومهذبة. لا تفرط في تفسير الأخبار السلبية ، والتي يمكن أن تخلق ثغرات غير مقصودة في تغيير السياسة.
