هناك العديد من إجراءات وعمليات الشراء ، ولكن هناك بعض الإجراءات التي ينبغي أن تكون مشتركة بين جميع إدارات المشتريات. ويشمل ذلك اختيار الموردين وطلب المعلومات وتقديم العطاءات وتقييم العطاءات وجائزة العقد والتفتيش..
اختيار الموردين
لدى المنظمات عمومًا قائمة مفضلة من الموردين المعتمدين التي يتم الاحتفاظ بها من قبل قسم المشتريات. هذه هي الشركات التي تم من خلال عملية الاختيار وجدت لإرضاء احتياجات الشركة على أفضل وجه.
جار طلب المعلومات
عندما يكون هناك حاجة لشراء سلع لا يستطيع الموردون المفضلين الحاليين الحصول عليها ، تقوم الشركة عادة بالتحقيق في السوق. سيتم إرسال المتطلبات إلى الموردين المختارين الذين سيطلب منهم تقديم عرض. بالنسبة للطلبات ذات القيمة المنخفضة ، يتم إرسال طلب غير رسمي للمعلومات أو طلب عرض أسعار إلى الموردين المحددين. بالنسبة للبنود ذات القيمة الأعلى ، سيتم اتباع عملية مناقصة كاملة. قد يستغرق ذلك ما يصل إلى ستة أشهر من تحديد الحاجة إلى قرار التعاقد النهائي.
عودة العطاء
يطلب من الموردين عادة إعادة مناقصاتهم إلى موظف مسمى في وقت وتاريخ محددين. يمكن أن تتضمن المزايدات وصفًا للخدمة أو السلع التي يعرضها المورد ، أو التكلفة المقترحة لتنفيذ العمل المطلوب أو توفير الإمدادات الضرورية والمعلومات المالية للشركة وأي أسئلة تطرحها منظمة الشراء على المورد المحتمل.
تقييم المناقصات
وبمجرد إرجاع المناقصات / العطاءات ، عادة ما يكون لدى منظمة الشراء وقت محدد لتقييم العائدات ، واتخاذ قرار بشأن العقد ، وإبلاغ كل من الموردين الناجحين وغير الناجحين. قبل إرسال مستندات المناقصة ، ستضع منظمة الشراء معيارًا للتقييم يتم وضع علامات عليه وتحديد المرشحين. اعتبارات مثل السعر والجودة هي معايير التهديف المعتادة.
جائزة العقد
بمجرد تقييم العطاءات وتسجيلها ، سيتم إخطار الموردين بموافقة أو رفض. يتم إخطار الموردين الناجحين أيضًا كتابةً. ومن أفضل الممارسات للمشتريات أن تقدم للموردين غير الناجحين فرصة لاستخلاص المعلومات. وهذا يمكّنهم من معرفة سبب عدم اختيار عرضهم وفهم العطاءات المستقبلية بشكل أفضل.
إستنتاج العقد
وبمجرد تسليم الخدمة / التوريد ، تتحقق مؤسسة الشراء من استيفاء الجودة والكمية والمواصفات. عند هذه النقطة ، ستصدر المنظمة الدفع. في العديد من الحالات ، من المعتاد عقد اجتماع ما بعد التعاقد بين منظمة الشراء ومنظمة التوريد. ويوفر فرصة لكل جانب لتقديم التغذية الراجعة وتطوير مستند بعد الوفاة لأنشطة التعاقد المستقبلية.
