يمكن للاجتماعات أن تتعثر بدون تخطيط مناسب ، حتى مع وجود هدف واضح ومشاركين مناسبين. يمكن أن يساعد استخدام أجندة للتخطيط لاجتماع في أن يعمل التجميع بسلاسة وفعالية لمعالجة القضايا أو الموضوعات الرئيسية. التخطيط المسبق يعطي أولئك الذين يحضرون الاجتماع معرفة ما يمكن توقعه ، ووقت للتحضير ، ويوفر طلبًا تناقش فيه الأمور. سبب آخر لجوائز الأعمال الشائعة هو أنها توفر وقت الجميع.
ما هي الأجندة؟
ببساطة ، الأجندة هي قائمة أو خطة. تتضمن هذه القائمة الموضوعات والمشكلات أو المشكلات التي سيتم مناقشتها أثناء الاجتماع. هناك مجموعة متنوعة من تنسيقات جدول الأعمال ؛ يحدد الغرض من الاجتماع ونوعه شكل جدول الأعمال المراد استخدامه. وتشمل أنواع جداول الأعمال التي يتم استخدامها عادةً غير رسمية ، أو رسمية ، أو ذات أولوية ، أو توقيت محدد. سيسمح لك التعرف على كل شكل من أشكال جدول الأعمال باختيار النوع المناسب لاحتياجاتك بشكل فعال.
غير رسمية و رسمية
يشير جدول الأعمال غير الرسمي أساسًا إلى قائمة غير رسمية بالبنود التي ستتم مناقشتها خلال الاجتماع وغالبًا ما يتم طرحها في آخر لحظة. جدول الأعمال الرسمي يتبع أكثر من شكل. يتضمن هذا التنسيق نوع الاجتماع ، ويسرد ميسر الاجتماع ويسرد جميع الحاضرين. يتبع جدول الأعمال بعد ذلك ترتيبًا معينًا: استدعاء النظام ، استدعاء الأسماء ، دقائق من الاجتماع الأخير ، مشكلات مفتوحة ، أعمال جديدة وتأجيل.
الأولوية والموعد
تتبع جداول الأعمال ذات الأولوية نظام الأولوية. يتم إعطاء المواد بناءً على الأهمية المتصورة للمجموعة. ثم تتم مناقشة المواضيع بهذا الترتيب. تشير جداول الأعمال المؤقتة إلى استخدام سطر زمني محدد للاجتماع - عادة ما يتم تعيين حارس الوقت للمساعدة في البقاء في مهمة. في هذا الشكل ، سيتم إعداد جدول الأعمال على فترات زمنية. على سبيل المثال ، 9: 30-9: 35: التنشئة الاجتماعية / الإحماء ، 9: 35-9: 40: الغرض من المراجعة والنتيجة المرجوة ، 9: 40-9: 50: دقائق المراجعة من الاجتماع الأخير.
الحد الأدنى
لا تتردد في طلب المدخلات من المشاركين الآخرين عند بناء جدول الأعمال. يمكن للمشاركين تقديم إحصاءات قيمة حول الموضوعات أو القضايا التي تحتاج إلى مناقشتها. وجود المشاركين المناسبين هو مفتاح اجتماع جيد التخطيط وناجح. يجب أن تحتوي جميع جداول الأعمال على الغرض من الجلسة ؛ لديها نتائج واضحة واضحة. تصنيف مواضيع جدول الأعمال إما كمشاركة للمعلومات أو معالجة المعلومات ؛ وتنتهي باختتام موضوع ومناقشة الخطوات التالية.
