خطاب النوايا هو إعلان عن نيتك للقيام بأعمال تجارية مع شخص آخر ؛ وهي ليست وثيقة أو اتفاقية ملزمة قانونًا ، ولكنها يمكن أن ترافق المستندات الملزمة قانونًا لتوضيح وتلخيص الاتفاق المعني. وكثيرا ما يتم إرسال خطابات النوايا بين الشركات التي تنظر في الاندماج ، أو من أحد المساهمين إلى خطة الاستثمار من أجل التأهل للحصول على خصومات معينة. من السهل متابعة تنسيق خطاب النوايا ، ويمكنك كتابة رسالة نوايا رائعة في بضع دقائق فقط.
العناصر التي ستحتاجها
-
ورقة مع ورق
-
الكمبيوتر مع الطابعة أو معالج النصوص أو الآلة الكاتبة
اكتب التاريخ في الزاوية العلوية اليسرى من الصفحة ، أسفل الورق ذي الرأسية. استخدم هوامش على نمط الأعمال التجارية ، مع كل سطر مسح إلى اليسار بدون مسافة بادئة.
اترك مكانين أدنى من التاريخ ، واكتب عنوان المستلم في تبرير اليسار اليسار.
اترك فضاءتين فارغتين أكثر ، وقم بتلخيص موضوع الرسالة باختصار في بضع كلمات على سطر واحد.
اكتب تحية ، وذلك باستخدام اسم المستلم. إذا كنت لا تعرف اسم المستلم ، فاستخدم "عزيزي سيدي أو سيدتي:" بدلاً من ذلك.
تخطي سطر واحد أسفل تحية الخاص بك ، وتلخيص المشروع أو الاتفاق لفترة وجيزة في جملتين أو ثلاث. تناول الأهداف والمعايير المحددة للمشروع أو الاتفاق في لغة واضحة ومباشرة. استخدم لهجة مهذبة ومهنية ، ولكن لا تتردد في الوصول مباشرة إلى هذه النقطة. تجنب التعميمات الغامضة والمادة التمهيدية التفصيلية - سيؤدي ذلك إلى إصابة القائمين على الأعمال التجارية بـ "حشو".
تخطي سطر آخر ، وتحديد المدة الإجمالية المتوقعة للمشروع أو الاتفاق ، ومتى من المتوقع أن يبدأ المشروع. استخدم الصوت النشط ، وحافظ على جملك قصيرة نسبيًا. نظرًا لأن هذه ليست وثيقة ملزمة قانونًا ، يمكنك تقديم تقدير متفائل نسبيًا لمدة المشروع ، ولكن احرص على الحفاظ على التقديرات جيدًا ضمن نطاق إمكانية المشروع.
تخطى سطرًا إضافيًا ، وأشرح بإيجاز شروط الدفع ومعلومات الاتصال المناسبة. تحقق مرة أخرى من معلوماتك في هذا القسم ، خاصة التفاصيل المالية والعقود ، للتأكد من أنها دقيقة ، بحيث يمكنك تجنب سوء الفهم والشكاوى في المستقبل. اقترب من خلال شكر القارئ على نظره في الاتفاقية المقترحة ، وتذكر أنك تتطلع إلى الاجتماع مرة أخرى ، أو لمناقشة المزيد من الترتيب ، أو تلقي رد. اكتب اسمك عدة أسطر أسفل تحية ختامك ، وقم بتوقيع الحرف في المساحة أعلى اسمك المكتوب.
