يمكن لأصحاب الأعمال تجنب المشاكل المحتملة من خلال توقعها مسبقًا وتطوير خطط السيناريو "إذا كان الأمر كذلك ، فماذا؟". ليس التفكير السلبي هو التخطيط لانخفاض المبيعات أو فقدان مورد رئيسي أو ارتفاع تكلفة المواد. باستخدام قالب بسيط ، يمكنك كتابة خطط السيناريو التي تساعدك على التعامل بفعالية مع المشاكل والفرص المحتملة.
التعرف والبحث
الخطوة الأولى في كتابة أي خطة سيناريو هي تطوير السيناريو بالتفصيل وإجراء الأبحاث لدعم التأثيرات المحتملة للحدث. ويمكن أن تشمل السيناريوهات انخفاض الأسعار ، أو منافسة جديدة ، أو تشديد سوق العمل ، أو اختراق الأمن ، أو فقدان أحد العملاء الرئيسيين ، أو كارثة مثل حريق أو إعصار. إجراء بحث حول كيفية تطور السيناريو ، والبحث عن علامات تحذير مسبقة محددة. اكتب قائمة بتأثيرات الدومينو التي قد يكون لها السيناريو في كل قسم من أقسامك. على سبيل المثال ، قد يؤدي انخفاض المبيعات إلى تغيير في خطط الإنتاج أو خدمة الدين أو العمل. ضع قائمة بالاستجابات التي قد تقوم بها لمعالجة السيناريو وتأثيره. أنت غير ملتزم بتضمين كل ردود في خطتك ، لكنه يساعد على تبادل الأفكار. عندما تبدأ بكتابة المستند ، ستتمكن بعد ذلك من تحديد ما إذا كان كل منها مفيدًا أم لا.
الخطوط العريضة للوثيقة
تبدأ أي وثيقة عمل جيدة بمخطط تفصيلي. سيساعدك ذلك على كتابة خطة السيناريو بطريقة متماسكة. يجب أن يتضمن مخططك الموجز ملخصًا تنفيذيًا ، وصفا للسيناريو المحتمل ، وتأثيرات السيناريو ، وحلول للمشاكل ، وإجراءات لمعالجة الفرص ، وتوصياتك ، وملخص وملحق. قد يكون لديك عدة أقسام فرعية في بعض أقسام الماكرو من المستند. على سبيل المثال ، في القسم الذي يغطي التأثيرات المحتملة لسيناريو يحدث ، يمكنك سرد التأثيرات على المحاسبة والموارد البشرية وتكنولوجيا المعلومات والإنتاج والعائدات.
اكتب أقسامك بالترتيب
ابدأ بكتابة المستند بالترتيب الذي سيقرأه القارئ. سيساعدك هذا على ضمان تدفق منطقي من قسم إلى آخر. سيساعدك أيضًا على تجنب الإشارة بشكل عام إلى شيء ما في قسم لاحق لم تشرحه في قسم سابق. ابدأ بملخصك التنفيذي ، وهو نظرة عامة على المستند الخاص بك. يجب ألا يحتوي هذا الملخص على مواد دعم ، ولكن بدلاً من ذلك يكون أكثر من قسم "ماذا" دون "لماذا". ستوفر الدعم في الأقسام اللاحقة. قم بتضمين السيناريو أو المشكلة أو الفرصة التي يقدمها والحل الموصى به. اتبع الدومينو التي تقع عند حدوث سيناريو أثناء كتابة أقسام تقريرك ، وأخبر القارئ كيف ستعالجها ، ثم قم بتقديم توصياتك.
تلخيص وتلخيص
اتبع توصياتك مع ملخصك. بعد كتابة الأقسام الخاصة بك ، قم بتلخيص النتائج الخاصة بك دون تفاصيل. يمكن أن تتبع جريدتك هذا النموذج التقليدي للكتابة: "أخبرهم بما ستقوله لهم ؛ اخبرهم؛ أخبرهم بما أخبرتهم به ". سيساعدك ذلك في الحصول على النقطة الرئيسية في البداية ، ودعم محتواك ، ثم إعادة التأكيد على النقطة الرئيسية في النهاية. يجب أن يكون ملخص نهاية المستند مماثلاً للملخص التنفيذي ، ولكن ستتمكن من الرجوع إلى بعض النقاط الأساسية من المستند في هذا القسم. اتبع ذلك مع أي مخططات أو رسوم بيانية أو ميزانيات أو معارض أخرى في الملحق الخاص بك.
