يتطلب نقل مكتب كامل العديد من الأشخاص والمواعيد النهائية الضيقة ومتطلبات محددة للغاية. إن استخدام أدوات إدارة المشاريع ، مثل ميثاق المشروع ، يمكن أن يوازن توقعات أصحاب المصلحة في المشروع وقدرات فريق المشروع الخاص بك: عن طريق تحديد نطاقك في وقت مبكر يمكنك الحفاظ على تكامل مشروعك ووضع أهداف معقولة قابلة للتحقيق. في حين أن معظم نماذج الميثاق مصممة لمشاريع البناء أو البرامج ، إلا أنها تتطلب بعض التعديلات فقط لجعلها تعمل من أجل إعادة توطينك.
اشرح حالة عملك. قم بتضمين أسباب الانتقال ، على سبيل المثال: القيود التنظيمية أو المالية أو التوسعية. اسم راعي المشروع ومدير المشروع. بالإضافة إلى ذلك ، تقديم المستند وهيكله.
حدد نطاق المشروع. هذا هو القسم الأكثر أهمية في ميثاقك: كن محددًا للغاية. اذكر ما إذا كان فريقك مسؤولاً عن تعيين مساحات مكتبية جديدة للأشخاص ، أو إعادة توصيل شبكة الاتصالات ، أو إنشاء خطط إدارة المرافق ، أو مجرد نقل الأثاث.
قائمة أصحاب المصلحة وأعضاء الفريق والمسؤوليات. يهتم أصحاب المصلحة بما إذا كان المشروع ينجح أم لا ، ولكنه قد يكون أو لا يقوم بمهام المشروع. ضم أعضاءًا داخليًا بالإضافة إلى أعضاء فريق خارجي ، مثل أي شركة نقل أو موظفين مرافقين ، والذين سيكونون بحاجة إلى إنهاء هذه الخطوة. حدد الفرق المسؤولة عن كل مكون مدرج في قسم النطاق.
إنشاء جدول زمني رفيع المستوى لتسليم المشروع الخاص بك. سيحدد جدول المشروع الخاص بك تواريخ محددة ، ولكن استخدم هذه المساحة لإعطاء أصحاب المصلحة فكرة عامة عما يمكن توقعه. سيوقعون على تقديراتك ، لذا كن واقعيًا قدر الإمكان.
تلخيص مخاطر المشروع والاعتماديات. سيكون للمشروع الكبير مستند منفصل لإدارة المخاطر ، ولكن يجب عليك إبراز أي عوامل معروفة قد تؤدي إلى تأخير أو تعطيل النقل. ويمكن أن تشمل هذه القضايا عمليات التفتيش الفاشلة ، أو الأضرار التي تلحق بالأصول في الطريق ، أو فنيي الشبكات المتأخرين ، على سبيل المثال.
احصل على توقيع على مشروعك. ينبغي أن ينتهي ميثاقك من خلال قائمة بأية وثائق إضافية سيتم إنشاؤها كجزء من تخطيط مشروعك. اترك مساحة لجميع أصحاب المصلحة المحددين في الخطوة 3 لتسجيل رسميًا لمشروعك.
نصائح
-
أعد غرض قسم "الاختبار" التقليدي في خطة مشروع البرامج لإجراء اختبار ضمان الجودة على المساحة الجديدة ، على سبيل المثال: هل يعمل نظام الأمان ، هو كل توجيه ملحقات الهاتف بشكل صحيح ، من بين عوامل أخرى. ضع في اعتبارك أعضاء الفريق الخارجي عند إنشاء تبعيات المشروع. على سبيل المثال ، لا يمكن نقل المكاتب حتى يتم تثبيت السجادة الجديدة.
