إدارة السجلات هي وظيفة يجب أن يكون لها دور في الشركات ، والمنظمات غير الربحية ، والوكالات الحكومية ، والوكالات الاجتماعية ، والطبية ، والتجارة ، والمالية ، والمدارس ، والكليات والجامعات وجميع أنواع الكيانات الأخرى التي تولد المعلومات التي تحتاج إلى الاحتفاظ بها لفترة محددة من الوقت. تحتاج الأسر الفردية أيضًا إلى ممارسة الإدارة الجيدة للسجلات. علاوة على ذلك ، فإن إدارة السجلات هي عملية منظمة ومنظمة ومخططة ومراقبة لإدارة أو تتبع دورة حياة السجلات. يمكن أن يكون السجل عبارة عن كائن ورقي ملموس أو يمكن أن يكون في شكل رقمي أو إلكتروني. يمكن الاحتفاظ بالسجلات المالية ، الطبية ، المعلوماتية ، الوثائق الرسمية ، مستندات المكتب ، كشوف المرتبات ، النماذج الحكومية ورسائل البريد الإلكتروني بين مئات الأنواع الأخرى من السجلات. تتناول إدارة السجلات المراحل الثلاث لدورة حياة السجلات: إنشاء سجل أو استلامه ؛ الصيانة أو التخزين الآمن أو الاسترجاع أو الاستخدام العام للسجل ؛ التخلص من السجل.
إنشاء السجلات
إنشاء أو استلام السجلات هو ما يخلق الطلب على إدارة السجلات. سواء كان ذلك طلب توظيف أو فاتورة أو تقرير مراقبة المخزون ، بمجرد إنشاء السجل ، يجب استخدام جميع العمليات الأخرى أو الوظائف الإدارية لهذا السجل. تتمثل إحدى وظائف عملية إدارة السجلات في تحديد تدفق السجل بمجرد إنشائه أو استلامه. من لديه لعرض السجل؟ أين يذهب السجل بعد أن يكون الجميع قد شاهد أو عمل على السجل (مثل تسجيل دفعة على الحساب)؟ من المسؤول عن ضمان التخزين الآمن للسجل؟ كل هذه الأسئلة تحتاج إلى إجابات جيدة.
الحفاظ على السجلات
يتضمن الحفاظ على السجل تطوير عمليات لتخزين السجل. يجب تحقيق عدد من الاعتبارات عند تخزين السجلات ، بما في ذلك إتاحة السجل للاسترجاع من قبل أولئك الذين يحتاجون إلى الرجوع إلى المعلومات أو الوصول إلى الطبيعة الشخصية للسجل. أما الجانب الآخر لإتاحة السجل فهو يدل على من لا يستطيع الوصول إلى السجل. عندما يكون السجل خارج تخزينه ، من الأهمية بمكان أن يكون لدى إدارة السجلات الجيدة نظام في مكانه لتحديد من لديه السجل ، وحيث يكون لديه السجل ومتى ينوي إرجاع السجل. كما أن ضمان العودة الصحيحة للسجل هو جزء مهم من نظام إدارة السجلات. قد يشمل التخزين الآمن للسجلات تخزين نسخ رقمية من كل سجل خارج المباني في مكتب آخر أو في صندوق ودائع آمن في البنك. يجب تخزين السجلات في مكان جاف وبارد لمنع تلف الورق أو النسخ الإلكترونية. عمليات الأرشفة هي جزء من مرحلة الصيانة لإدارة السجلات. يعد تحديد متى يصبح السجل مؤهلاً للأرشفة جزءًا من إدارة السجلات. كما أن تحديد مكان أرشفة السجلات ومدة أرشفة السجلات جزء من هذه الوظيفة. قد يتم الاحتفاظ ببعض السجلات مثل السجلات التاريخية للحياة وأحيانا خارج الشركة. بالنسبة للمدن والولايات والبلدات ، قد يتعين تخزين السجلات التاريخية لفترة غير محددة من الوقت.
التخلص من السجلات
يعد التخلص من السجلات في الإطار الزمني المناسب أمرًا بالغ الأهمية. ينبغي الانتهاء من التخلص من معظم السجلات عن طريق التقطيع. تتضمن الاعتبارات الخاصة بالتخلص تحديد مدة تخزين السجل. يعتمد الإطار الزمني لحفظ السجلات على طبيعة السجل. بعض قواعد التخزين تمليها اللوائح الحكومية مثل السجلات الضريبية ، وبعضها من قبل البنوك لإدارة القروض وبعضها من خلال الإرشادات القانونية مثل أوراق التأسيس. كما يتضمن أيضًا تحديد كيفية التخلص من السجلات من خلال التمزيق داخل الشركة أو التعاقد مع شركة خارجية لاختصار وتطوير نظام تتبع للتخلص يمكن أن يكون مفيدًا أيضًا. إدراج السجلات حسب الفئة التي تم التصرف فيها وكيفية التصرف فيها وأين يمكن أن تكون مفيدة لإدارة السجلات طويلة الأجل. علاوة على ذلك ، يمكن أن يساعد تطبيق آلية توقيف للتخلص من السجلات في التأكد من أن كل من يحتاج إلى معرفته يعرف قبل تدمير أي سجلات.
اعتبارات أخرى لإدارة السجلات
تتضمن الخيارات الأخرى للتوافق مع نظام إدارة السجلات توثيق وتوصيل السياسات والإجراءات المرتبطة بجميع إدارة السجلات ، وتطوير وتنفيذ آليات وإجراءات المراقبة لكل مرحلة من مراحل إدارة السجلات والحفاظ على أنظمة إدارة السجلات بسيطة وسهلة الاتصال وسهلة لإدارة.
موارد لإدارة سجلات التعلم
هناك المئات من الموارد المتاحة لتعلم إدارة السجلات الفعالة. المدارس التقنية والكليات والجامعات ، والتدريب عبر الإنترنت ، والكتب المرجعية تكثر في المكتبة المحلية لبيع الكتب أو الكليات التي يمكن أن تساعد في تطوير نظام إدارة سجلات فعال وملتزم بالقانون. تحقق دائمًا أيضًا من القوانين المحلية والولائية والفدرالية فيما يتعلق بالقواعد الخاصة بإدارة السجلات.
