غالبًا ما تقوم الشركات بتجميع فرق لإنجاز مهمة أو هدف معين. يستمر المشروع من خلال عدة مراحل ويتم رصد التقدم على أساس مستمر. تسترشد المشاريع من خلال سلسلة من المراحل ، من تحديد المشروع إلى تقييم نجاح المشروع. يبدأ تعريف أو مرحلة البدء بالعملية ، مع تحديد أعضاء الفريق واختيار مدير المشروع. خلال مرحلة التخطيط ، يتم تحديد الأهداف وتعيين المسؤوليات. تحدث المراقبة خلال مرحلة التنفيذ ، عندما يتم إنجاز عمل المشروع. تأتي المرحلة النهائية من التقييم عند اكتمال المشروع ويتم إجراء تقييم لمعرفة ما إذا تم تحقيق الأهداف.
رصد المعلومات
في مرحلة التنفيذ عندما تكون المهام الفعلية للمشروع قيد التنفيذ ، من الضروري مراقبة المعلومات من أجل متابعة ما يتم إنجازه. يمكن لمدير المشروع تسهيل المشروع من خلال التواصل مع أعضاء الفريق والعملاء. من خلال المراقبة المباشرة ، يستطيع قائد الفريق التأكد من بقاء المشاركين الفرديين مع الخطة الأصلية للمشروع ويبقون يركزون على أهداف محددة سلفًا. يأخذ مدير المشروع ملاحظات دقيقة لمتابعة جميع جوانب المشروع ومعالجة أي مشاكل قد تطرأ.
رصد التقدم المحرز
يتم تنفيذ مراقبة إدارة الوقت من قبل مدير المشروع للتأكد من الوفاء بالمواعيد النهائية مع تقدم المشروع. يتم استخدام جداول زمنية لمراقبة الوقت الذي يقضيه أعضاء الفريق الفردي في المهام داخل المشروع. يستطيع قائد الفريق تحديد وحل أية مسائل تتعلق بإدارة الوقت تنشأ.
مراقبة الميزانية
يتم تنفيذ إدارة التكلفة من قبل مدير المشروع للتأكد من أن المشروع يأتي في أو في إطار الميزانية. يتم تحديد التكاليف داخل المشروع ويتم الموافقة على المصروفات قبل الشراء. يحتفظ مدير المشروع بسجل مركزي لجميع التكاليف التي يتكبدها المشروع. ويمكنه عندئذ تحديد ما إذا كانت المصروفات مدرجة بالقدر الكافي في الميزانية ، وإذا لم يكن الأمر كذلك ، فامنح الموافقة الخاصة للنفقات اللازمة.
مراقبة الجودة
لمراقبة الجودة بفعالية مع تقدم المشروع ، يجب على الفريق ومدير المشروع إعداد إرشادات الجودة قبل مرحلة التنفيذ. بمجرد معرفة قائد الفريق لكيفية قياس الجودة ، يمكنه اتخاذ إجراء لقياس جودة مخرجات الفريق ، وتحديد أية مشكلات تتعلق بالجودة وإجراء أي تحسينات ضرورية.
