كتابة رسائل الأعمال يمكن أن تكون خادعة. تجلس لدفن قبالة رسالة سريعة و فقاعة ، كنت متعكزًا في التحية. الكتابة لشخص واحد لديها مشاكل كافية إذا كنت لا تعرف اسم الشخص أو جنسه. عندما تضيف بضعة أشخاص ، تتضاعف الأسئلة. كم شخص تكتب إليه؟ اثنان أو ثلاثة أو حشد؟ هل تعرفهم بالاسم؟ هل هم أصدقاءك المقربين ، أم أنك مررت بالمعارف؟ لحسن الحظ ، هناك قواعد ومبادئ توجيهية لجميع هذه الحالات.
الكتابة إلى اثنين أو ثلاثة
إذا كنت تكتب إلى اثنين أو ثلاثة ، فستكون الإجابة سهلة: ما عليك سوى كتابة أسمائها. إذا كنت تعرفهم جيدًا وعلى أساس الاسم الأول ، فيمكنك استخدام أسمائهم الأولى ، مثل "Dear Will، Kiersten and Pat".
إذا لم تكن تعرفها جيدًا ، أو إذا كنت غير متأكد من أن الأسماء الأولى ستكون مناسبة ، فاستخدم المزيد من الإجراءات الشكلية: "عزيزي السيدان ، والسيدة تومسون والسيدة كرومب". بشكل عام ، لن يتم إخطارك بكونك رسميًا جدًا ، ولكن ستزداد حاجبيك إذا كنت غير رسمي جدًا.
الكتابة إلى مجموعة
عندما تكتب لأكثر من ثلاثة أشخاص ، فإن كتابة الأسماء تبدو مرهقة. يميل الناس إلى الشعور بأنهم مجرد قائمة طويلة. من الأفضل استخدام مصطلح مجموعة مثل "فريق عزيزي" أو "زملائي الأعزاء". من المضحك أن تجعلك تهجئة أسماء المجموعة تشعر وكأنها واحدة من الحشود ، لكن "فريق عزيزي" يجعلهم يشعرون بأنهم ينتمون إلى المجموعة. انهم جزء من الفريق. "أيها الزملاء الأعزاء ،" تقول إنهم يعتبرونها جديرة بأن تكون زميلاً ، متساوياً ومشاركاً ذا قيمة.
ومع ذلك ، لا تستخدم "الزملاء الأعزاء" عند الكتابة إلى أشخاص كبار لك. من الناحية الفنية ، هم رؤسائك ، وليس زملائك. ولكن إذا كانوا في الفريق أيضًا ، فعندئذ سيعمل "فريقنا العزيز" بشكل جيد.
كيفية تسمية الأسماء
الكتابة إلى الناس بالاسم إذا كان ذلك ممكنا. على سبيل المثال ، إذا كتب العديد من الأشخاص إليك حول موضوع ما وتريد الكتابة عنه ، فبذل الجهد للعثور على أسمائهم واستخدامها. إذا كنت تتقدم بطلب للحصول على وظيفة ، أو كنت في موقف آخر ترغب في إثارة إعجاب شخص ما ، فإن معرفة أسمائهم تظهر أنك ستقوم بجهود إضافية في وظيفتك أيضًا ، إذا تم توظيفك. هل تعرف شخصًا في الشركة يمكنه معرفة أسماء موظفي الموارد البشرية المتورطين؟
فكرة أخرى هي الذهاب إلى موقع المنظمة ومعرفة ما إذا كان مدير أو مدير القسم مدرجًا. إذا كان هذا هو الاسم الوحيد الذي تراه ، يمكنك أن تعالج الرسالة على النحو التالي: "عزيزي السيد بيرنز وزملائه" أو "عزيزي السيد بيرنز وأعضاء لجنة الاختيار". إذا لم تجد أسماء محددة ، فإن كتابة "أعزائي أعضاء لجنة الاختيار" ستفعل ما يرام. في حين يمكنك كتابة "لجنة اختيار عزيزي" ، مضيفا "أعضاء" يعطيها لمسة خاصة. يقر "الأعضاء" بأنك تنظر إليهم كأفراد ، وليس مجرد لجنة واحدة كبيرة مجهولة.
الحصول على نوع الجنس
مع أسماء مثل John و Maryann و Wayne و Daisy ، من السهل معرفة جنسهم. يمكن أن تبقى أسماء أخرى تخمينك ، مثل كاري ، أدريان ، بات ، سام ، كريس ، درو وأليكس. في بعض الأحيان يعطيهم تهجئة. على سبيل المثال ، عادة ما يكون أدريان ذكرًا ، في حين أن أدريان أنثى. لكن الأسماء تتحدى القواعد الإملائية الشائعة ، لذا إذا كنت لا تعرف ، فلا تفترض.
إذا كان الشخص الذي تعرفه قد يعرف الشخص المعني ، فقد تتمكن من معرفة ذلك. أيضًا ، تحقق من موقع الويب لمعرفة ما إذا كان الشخص مكتوبًا ومشار إليه باسمه. قد يؤدي البحث العام على الإنترنت عن الاسم إلى الحصول على إجابات أيضًا. إذا كان كل هذا لا يجيب على سؤال الجنس ، فمن المقبول أن يكتب "عزيزي كريس ترينور".
إلى من أم لا
في حين أن "لمن يهمه الأمر" تبدو قاسية ورسمية للغاية ، فلا يزال التحية المقبولة لاستخدامها عندما لا يكون لديك أي فكرة لمن تكتب.
من ناحية أخرى ، "عزيزي يا سادة" عفا عليها الزمن. انها فخ القواعد التي هي بقايا من أيام عندما كانت الشركات مجال الرجل. "ايها السادة" غير مناسب اليوم عندما يمكن أن تتلقى رسالتك بشكل جيد جدا من قبل امرأة. "أعزائي أو سيداتي" يعترفون على الأقل بأن المرأة يمكن أن تكون متلقية واحدة ، لكنها لا تزال تبدو قديمة الطراز. بادئ ذي بدء ، لا أحد يعالج كسيدة أو سيدتي بعد الآن ، باستثناء ربما من قبل الخدم الخاص بهم أو سائق. إذا لم يكن لديك أسماء وليس لديك أي فكرة عن جنسهم ، فجرّب شيئًا مختلفًا ، مثل "الترحيب" أو "مرحبًا". هذه الأصوات الصديقة ومناسبة للنوع.
الأخلاق المسألة في البريد الإلكتروني ، أيضا
في جميع الحالات باستثناء الأكثر رسمية ، من المقبول إرسال بريد إلكتروني بدلاً من إرسال الرسالة. تشير العديد من إعلانات الوظائف إلى رد بريد إلكتروني. البريد الإلكتروني هو شكل من أشكال الاتصال أكثر استرخاء ، ولكن كما هو الحال في خطاب المقدمة ، لا تزال قواعد النحو وآداب السلوك المطبقة. سيتم ملاحظة الأخطاء والأخطاء الإملائية وسيتم الحكم عليك من قبلهم.
تنطبق الإرشادات نفسها عند الكتابة على شخصين أو ثلاثة أشخاص أو مجموعة. عند إرسال بريد إلكتروني ، من المهم وضع عناوين البريد الإلكتروني في حقل "نسخة مخفية الوجهة" بدلاً من حقل "إلى". لا يرغب العديد من الأشخاص في أن تصبح عناوين بريدهم الإلكتروني معرفة عامة ، خاصة عندما يكون من السهل إعادة توجيه بريد إلكتروني يتضمن معلومات الاتصال الخاصة بالجميع على مرأى من الجميع. تعني "نسخة مخفية الوجهة" ، التي تشير إلى "نسخة كربونية أعمى" ، أنه يمكنك مشاهدة العنوان ولكن لا يمكن للمستلمين الآخرين.
