لا تحتاج إلى مكتب أخضر لتوفير الوقت والطاقة والموارد في اتصالات عملك. تأكد من أن شخصين يحصلان على نفس الرسالة بأكثر الطرق فعالية من خلال معالجة كلاهما في نفس خطاب العمل.
عندما يكون لديك Addressees اثنين
تخيل أن لديك مقابلة مع وظيفة أحلامك. عندما تدخل مكتب مدير التوظيف ، تكتشف أن مقابلةك مع مديرين ، وليس واحد. إن التعامل مع رسالة شكر واحدة للمقابلة بعد التشاور مع المديرين أسهل بكثير من بناء رسالتين منفصلتين. في هذه الحالة ، يحصل كل من مديري التوظيف على نفس الرسالة - أي أنك مهتم بالمهمة وأنك تقدر وقتهم. في حالة أخرى ، قد ترغب في معالجة خطاب عمل إلى شخصين في مواقع مختلفة وهذا مقبول تمامًا ، بل ومن المفضل أيضًا ، عندما تريد نقل رسالة متطابقة إلى كل من المرسل إليهم.
التنسيق
يكون تنسيق رسالة عملك إلى شخصين هو نفسه بالنسبة لشخص واحد. يجب أن يحتوي السطر العلوي على التاريخ ، ثم يكون سطرين لأسفل هو اسمك وعنوان الرد. تخطي سطرين آخرين واستخدام خط واحد لكل اسم المرسل إليه وعنوانه وعنوانه ورقم جناحه ، متبوعًا بالمدينة والولاية والرمز البريدي. عندما تضيف شخصًا آخر ، تبدأ معلومات المرسل إليه الثانية سطرين من أول المرسل إليه. قم دائمًا بمراجعة العنوان الإملائي والعنوان والعنوان البريدي لكل المرسل إليه - إذا كان عليك ذلك ، فاطلب من موظف الاستقبال الحصول على المعلومات الصحيحة. العديد من الشركات لديها عناوين بريدية محددة قد تختلف عن الموقع الفعلي للشركة.
الترتيب السليم
عندما تقوم بكتابة خطاب عمل إلى شخصين ، اتبع نفس البروتوكول لإدخال الأعمال. من السهل إدراج المندوبين في العناوين إذا كنت تكتب إلى المدير التنفيذي ومدير الإدارة: يجب أن يتم إدراج الاسم والعنوان البريدي للرئيس التنفيذي أولاً ، بناءً على التسلسل الهرمي التنظيمي. إذا كنت لا تعرف مواقفها ، فقم بسرد الأسماء بترتيب أبجدي ، باستخدام اسم العائلة.
التحية
كتابة خطاب عمل يتطلب نبرة رسمية ، مثل "عزيزي السيد سميث" أو "عزيزي السيدة جونز". عندما تكتب إلى رجلين ، استخدم صيغة الجمع للسيد ، وهو السادة. على سبيل المثال ، ابدأ رسالتك مع "السادة الأعزاء سميث وجاكسون." شاهد علامات الترقيم أيضًا. النقطتين بعد التحية رسمية وفاصلة غير رسمية. وبالطبع ، إذا كنت على أساس الاسم الأول مع كل من المرسل إليهم ، فاستخدم "عزيزي سو وجون" مع الفاصلة.
مع خالص التقدير أو نوع التحيات؟
قد يعتمد الإغلاق الذي تختاره لرسالة عملك على شخصين أيضًا على العلاقة التي تربطك بكلٍّ من ونوع العمل. "مع خالص التقدير" ، "تفضلوا بقبول فائق الاحترام" ، وحتى "مع أطيب التحيات" ، هي طرق مهنية لإغلاق رسالتك ، ولكن "بصدق" ، يتم قبولها على نطاق واسع كإغلاق قياسي وسليم. إغلاق عسكري مشترك هو "محترم للغاية" ، ولكن إذا كنت تكتب رسالة شكر لمقابلة ما بعد المقابلة ، "تضيف شكراً على تفكيرك" ، تضيف لمسة لطيفة.
