لقد حدث للجميع مرة واحدة على الأقل. لقد ذهبت للتسوق ، أو للقيام بنوع من الخدمات ، وكان لديك تجربة عملاء مروعة. بطبيعة الحال ، ربما ستخبر أصدقاءك بكل شيء. ومع ذلك ، إذا كنت ترغب في التأكد من عدم حدوثه مرة أخرى ، فإن إحدى أفضل الطرق للحصول على رضا هي كتابة رسالة شكوى العميل. ليس من الممتع دائمًا أن تكتب واحدة من هذه الأشياء - ففي النهاية ، السبب الوحيد وراء ذلك هو أن لديك تجربة سيئة - ولكن يمكن أن يتم ذلك بطريقة مهنية قد تحصل على بعض النتائج المفاجئة. في ما يلي كيفية كتابة رسالة شكوى للعملاء والتي ستحظى ببعض الاهتمام من الأشخاص الذين يقرؤونها.
كيف تكتب رسالة شكاية العميل
بادئ ذي بدء ، احصل على اسم. معرفة من ان الرسالة يجب ان تذهب الى. لا ترسلها فقط إلى "الانتباه: خدمة العملاء" ، لأنه لا يوجد أحد مسؤول عنها. اسأل المتجر ، شخصياً أو على الهاتف ، عن الشخص المسؤول عن شكاوى العملاء. يجب إرسال أي مراسلات إلى انتباه ذلك الشخص. إذا كان لديهم عنوان أيضًا ، فاحرص على إدراجه ، مثل هذا: "انتباه: ديفيد جونز ، نائب رئيس التسويق".
بعد ذلك ، اكتب رسالتك. لا ترسل رسائل البريد الإلكتروني ؛ انهم غير شخصية للغاية ، ومن السهل عليهم أن يتلاشى في الفضاء الإلكتروني. إرسال رسالة منتظمة ، إما إلى المتجر نفسه أو إلى مكاتب الشركات. اجعل رسالتك موجزة وموجزة ؛ لا ينبغي أن يكون أكثر من صفحتين كل ما تحتاجه لشرح الوضع.
عندما تعمل على رسالتك ، قم بتضمين تفاصيل الموقف. قل ما حدث بالضبط ، مثل: "عندما كنت في متجرك يوم الثلاثاء ، 5 مارس ، كان أمين الصندوق المسمى لورين فظًا للغاية بالنسبة لي". إذا كان ذلك ممكنا ، وأوقات الوثيقة. إذا كان متجرًا أو نشاطًا تجاريًا يكون لديك حساب مرقّم ، مثل متجر متعدد الأقسام أو مكتب طبيب ، فعليك بتضمين رقم حسابك في جميع المراسلات. سيساعد ذلك الشخص في قراءة رسالتك لربط شكواك بمن تكون بالفعل.
استخدم نغمة إيجابية ومحترمة. هناك احتمالات بأن رسالتك سوف تذهب إلى شخص إداري كبير ، والذي سيتعاطف مع وضعك. بدلا من كونها معادية ، أنقل أنك ضحية بريئة. والأفضل من ذلك ، أن توضح بأنك تفهم أن هذه الخدمة السيئة ليست معيارًا عاديًا للشركة ، وأنك تعرف أن أعمالها لن تعاملك بشكل سيئ على نحو متعمد. ذكّرهم بأنكم تستمتعون حقًا بالتسوق هناك ، لكنك تريد التأكد من أنهم على علم بحالة خدمة العملاء التي قد تكون ضارة.
وأخيرا ، اطلب الرد. حدد موعدًا نهائيًا ، ولكن اجعله فترة معقولة. قل شيئًا مثل "آمل أن أسمع منك في غضون الثلاثين يومًا القادمة حتى يمكن حل هذه المسألة". إذا كنت لا تسمع من الشخص الذي كتبته في الوقت المخصص له ، فاتصل أو أرسل رسالة متابعة (وهو سبب آخر لماذا يجب أن تحصل على اسم الشخص على الخطاب). مهما كانت الاستجابة ، سواء كانت رسالة اعتذار أو حتى كوبونات لمنتجات إضافية ، أرسل ملاحظة شكر بمجرد حل الرسالة. اتبع هذه الاستراتيجيات البسيطة ، وتأكد من الحصول على رد إيجابي على شكوى العميل الخاصة بك!
نصائح
-
إذا كان ذلك ممكنًا ، فحاول حل الموقف فور حدوثه. من الأفضل أن تتحدث إلى مدير أو مشرف شخصي ، ستتمكن من الحصول على بعض الرضا. إذا لم يأخذ المشرف أو مدير المتجر الوقت للتحدث إليك ، أو إذا قاموا برفضك دون حل المشكلة ، فقم بتحويل سلم الشركة إلى أعلى.
تحذير
لا تجعل مطالب غير معقولة ، مثل "أريد أن أطلق هذا الميكانيكي!" أو "أتوقع أن يتم تعويضك عن هذا الإزعاج!" ما لم تتضرر من الناحية المالية بسبب الحادث ، فإن الاعتذار البسيط هو استجابة جيدة تمامًا.
