يجب على جميع الشركات التي تستأجر الموظفين وتحافظ عليهم الاحتفاظ بملف الموظف أو الموظف لكل موظف يستأجرونه. يجب أن يكون مديرو الموارد البشرية حريصين على عدم إدراج معلومات حساسة في ملف عام للموظف ، مثل السجلات الطبية أو المالية أو الجنائية أو التصفيات الأمنية. يجب تخزين هذه الأنواع من المعلومات في مكان آمن ، وفقًا لقانون الولاية والقانون الفيدرالي. يجب الاحتفاظ بأنواع أخرى من المعلومات غير الحساسة في ملف موظف مخصص للسماح لمراجعة الموظف أو لاستخدامها كدليل في التقاضي التوظيف.
سجلات التوظيف الأولية
يجب حفظ المعلومات المتعلقة باتصالات ما قبل التوظيف ، وصف الموقع ، ونسخ طلب العمل الأولي ، والسيرة الذاتية ، والمذكرات الخاصة بالمقابلة ، وعروض الوظائف ، وأي نماذج تحقق تم توقيعها ، مثل قراءة دليل الموظف وفهمه ، في ملف الموظف.
الأجور والرواتب والضرائب المعلومات
وتشمل هذه الأنواع من الوثائق سجلات الورقة الزمنية ، ونماذج W-4 التي أكملها الموظف ، وسجلات الحضور ، وإجازات الإيداع المباشر ، والبيانات السنوية W-2 ، وولايات دعم الطفل التي تؤثر على أجور الموظف في المنزل.
تقييم الأداء والمراجعات والحوادث
إذا كانت شركتك تجري مراجعات دورية للأداء ، فيجب وضع نسخة من كل مراجعة بخصوص موظف معين في ملف الموظفين الخاص بالموظفين. بالإضافة إلى ذلك ، يجب ملاحظة أي حوادث تتعلق بالنزاعات مع الموظفين الآخرين أو الإدارة ، والمشكلات السلوكية ، وأنماط الغياب ، وسوء الأداء الوظيفي والتحذيرات المكتوبة في الملف.
التدريب والتعليم
تتطلب العديد من الوظائف التدريب الأولي أو المستمر أو التعليم أو الشهادة. يجب على أصحاب العمل الاحتفاظ بسجل لجميع البرامج التدريبية التي يكملها الموظف. إذا تم إصدار شهادة إتمام الموظف لدورة معينة تتعلق بالمهمة ، فيجب الاحتفاظ بنسخة في الملف.
اتصالات الطوارئ والفوائد
يجب على جميع أصحاب العمل الاحتفاظ بقائمة اتصالات الطوارئ لكل موظف في الملف بغض النظر عما إذا كانت بيئة العمل خطرة. بالإضافة إلى ذلك ، يجب تسجيل جميع المزايا المرتبطة بموقع الموظف. قد تشمل المزايا إجازة مدفوعة الأجر ، والتأمين الطبي ، وبرامج تسديد الرسوم الدراسية وغيرها من التغطية.
