لا يتطلب أي قانون اتحادي من أرباب العمل في القطاع الخاص السماح للموظفين الحاليين أو السابقين بالوصول إلى ملفات الموظفين الخاصة بهم. عادة ، تعتبر ملفات الموظفين الخاصة بالعاملين في القطاع الخاص ملكية صاحب العمل ، وتستخدم بعض الشركات الأساس المنطقي للحد من الوصول إلى ملفات الموظفين. يمكن للموظفين الفيدراليين وموظفي الدولة - عمال القطاع العام - الوصول إلى سجلات الموظفين الرسمية الخاصة بهم.
ملفات الموظفين
تحتوي ملفات التوظيف - التي يشار إليها أحيانًا بملف الموظف - على مستندات مثل طلب الموظف الأولي للعمل ومعلومات الاتصال في حالات الطوارئ واستمارات التأهيل الوظيفي وتقييم الأداء وسجلات التأديب والحضور والمشرف والملاحظات الإدارية حول الأداء والتدريب وإجراءات التوظيف.. أمثلة على إجراءات التوظيف هي الترقيات والانهاءات. في بعض الحالات ، تحتفظ إدارة الموارد البشرية بملف عمل رسمي ، ويحتفظ مشرف أو مدير الموظف بملف إداري. على الرغم من أنه يجب أن يحتوي كلا الملفين على معلومات ذات صلة ، فقد تختلف المحتويات قليلاً. على سبيل المثال ، قد لا يحتوي ملف الإدارة على نسخ من جميع الأوراق والوثائق التي يكملها الموظف في أول يوم له في العمل ، مثل إقرارات السياسة ونماذج W-2.
سبب الوصول
يطلب الموظفون الحاليون مراجعة ملفاتهم للتأكد من أن إدارة الموارد البشرية تحتفظ بسجلات دقيقة بشأن توظيفهم. إذا أجرت الشركة تقييمات أداء سنوية ، فيجب أن تكون نسخ من استمارات التقييم الخاصة بكل عام تم توظيفه في ملف الموظفين. وبالمثل ، ينبغي أن تعكس سجلات الحضور بدقة غياب الموظف ، سواء كان ذلك بسبب المرض أو العطلة أو إجازات الغياب. غالباً ما يطلب الموظفون السابقون ملفات للحصول على نسخ من الوثائق التي يمكنهم استخدامها في بحثهم عن عمل في المستقبل. على سبيل المثال ، إذا كان ملف موظف سابق يحتوي على سجلات تتعلق بالأداء والإنجازات ، يمكن أن تكون هذه المعلومات مفيدة في إعادة إنشاء السيرة الذاتية أو إعداد قائمة بواجبات العمل للمشاركة أثناء المقابلات مع أصحاب العمل المحتملين. قد يطلب الموظفون السابقون أيضًا نسخًا من ملف التوظيف الخاص بهم لاستخدامه في تقديم شكوى ضد صاحب العمل.
سياسة صاحب العمل
العديد من أرباب العمل لديهم سياسات مكان العمل فيما يتعلق بالإفراج عن سجلات الموظفين. تتباين سياسات مكان العمل وفقًا لأنواع السجلات المتاحة لتفتيش الموظف ونسخه ، وتعين بعض الشركات ساعات العمل لغير العمل باعتبارها المرة الوحيدة التي يمكن للموظفين خلالها مراجعة سجلات الموظفين. أرباب العمل الذين لديهم سياسات حول هذا الموضوع يكرسون بشكل عام قسمًا ضمن دليل الموظف حول كيفية الوصول إلى السجلات. تحدد السياسة المكتوبة جيدًا الخطوات اللازمة لمراجعة السجلات ، وأنواع السجلات التي يستطيع الموظفون الوصول إليها ، عندما يتمكن الموظفون من عرض سجلاتهم وأي رسوم مقابل نسخ المستندات المضمنة في ملف موظفي الموظف.
التزام صاحب العمل
بموجب القانون الفيدرالي ، لا يتعين على أصحاب العمل في القطاع الخاص تقديم نسخ من ملفات التوظيف إلى الموظفين الحاليين أو السابقين. يستند قرار إطلاق الملفات إلى سياسة الشركة ، وفي بعض الحالات ، قانون الولاية الذي يحكم الوصول إلى ملفات الموظفين. العديد من أرباب العمل يرون فائدة الامتثال لطلبات الموظفين ، ولكن. إن رفض الوصول إلى ملفات التوظيف يمكن أن يثير تساؤلات قد لا يرغب رب العمل في الإجابة عنها. إذا احتفظ أصحاب العمل بملفات الموظفين التي تحتوي على معلومات دقيقة تم إصدارها مسبقًا إلى الموظفين ، فلا ينبغي أن يكون هناك أي سؤال حول ما إذا كان بالإمكان تحرير المعلومات بعد مغادرة الموظف للشركة. بحسن نية ، يوفر العديد من أصحاب العمل وصول الموظفين إلى ملفات الموظفين. توضح هذه الممارسة الشفافية حول سياسات وسجلات التوظيف.
تعد قوانين الوصول إلى الموظفين الفيدراليين في سجلات التوظيف جزءًا من قانون الخصوصية الفيدرالي لعام 1974 ؛ يعتبر مكتب إدارة شؤون الموظفين بالولايات المتحدة هو المسئول بشكل عام عن سجلات موظفي الموظفين الفيدراليين. تتعامل الدول الفردية مع طلبات الموظفين للحصول على سجلات الموظفين.
قوانين الدولة
بعض الدول لديها قوانين تسمح لموظف الوصول إلى ملفات الموظفين. الدول الأخرى صامتة حول ما إذا كان الموظفون الحاليون والسابقون يمكنهم مراجعة أو تصوير مواد الموظفين. في معظم الحالات ، لا يمكن للموظفين - الحاليين أو السابقين - الذين شاركوا في تحقيقات مكان العمل عرض السجلات المتعلقة بالتحقيقات. لا يجب الاحتفاظ بهذه السجلات في ملف التوظيف على أي حال. وستبقى في عهدة إدارة الموارد البشرية ، ويجب أن يتاح لموظفي الموارد البشرية المسؤولين عن التحقيق فقط الوصول إلى مواد التحقيق.
وصول محدود
الدول التي لديها قوانين حول وصول الموظفين إلى ملفات الموظفين قد تتطلب من الموظفين تقديم طلب خطي ، وبعض القوانين تسمح لأرباب العمل بالحد من الوصول إلى بعض المواد. قانون ولاية كاليفورنيا ، على سبيل المثال ، يتطلب من أرباب العمل السماح لموظفيهم الحاليين والسابقين بالوصول إلى ملفاتهم في غضون 21 يومًا من استلام طلب الموظف. يخضع أرباب العمل الذين يفشلون في الامتثال لقانون ولاية كاليفورنيا في هذه المسألة لعقوبات وغرامات وأحكام الدعاوى المدنية لرفض الوصول إلى ملفات الموظفين. ولاية ميسوري ، من ناحية أخرى ، ليس لديها قانون ولاية ينص على الوصول إلى ملف الموظف الموظف.
