العطاءات التعاقدية هي جزء لا يتجزأ من عملية منح العقود الخاصة أو العامة للشركات المؤهلة. تقوم الشركات والوكالات والأفراد بالإعلان عن المشاريع التي يحتاجون إليها عن طريق نشر المتطلبات وفتح العملية لتقديم العطاءات. يقدم المقاولون الذين يمكنهم استيفاء متطلبات الوظيفة تقديم عروض للعقد توضح كيفية اقتراحهم لإكمال المشروع وبأي سعر. بعد انتهاء فترة تقديم العطاءات ، يتم منح العقد لأدنى عطاء. يمكن للعطاءات التعاقدية تغطية مجموعة واسعة من الخدمات بما في ذلك وظائف البناء ، والبائعين ، والكهرباء ، والسباكة والمشاريع العامة. أكبر قطاعات العطاءات في العقود هي في الحكومة الفدرالية وحكومات الولايات والحكومات المحلية حيث عادة ما يتطلب القانون تقديم العطاءات.
وظيفة
إن وظيفة عرض العطاء هي توفير عملية منح عقد عادلة. تسمح عروض العقد لأي شركة يمكنها تلبية متطلبات الشركة أو الوكالة التي تعرض العقد فرصة لمحاولة الحصول على الوظيفة دون الحاجة إلى القلق بشأن الحزبية أو الممارسات التنافسية غير العادلة. كما تسمح عطاءات العقد لشخص يسعى إلى مقاول لإنجاز المهمة بأقل سعر ممكن. وهذا يشجع المنافسة ، وهو أمر ضروري في اقتصاد السوق المفتوح. فيما يتعلق بالعقود الحكومية والفدرالية ، تساعد العملية على إبقاء منح العقود في عين العامة وتوفير أموال دافعي الضرائب.
أنواع
تم تصميم عروض العقود لتفي بمتطلبات الأنواع الأساسية الثلاثة لمقترحات عروض أسعار العقود. بعض عطاءات العقد مغلقة وبعضها الآخر مفتوح للمراجعة. الأنواع الثلاثة لعروض العقود هي: دعوات العطاءات (IFP) تُعرف أيضًا باسم عروض التسعير المختومة وتستخدم بشكل عام من قبل الشركات أو الوكالات التي تبحث عن موردي التوريد أو خدمات الإنشاء. يحتوي اقتراح IFP على مواصفات العقد ويجب على مقدمي العروض تلبية هذه المتطلبات حتى يكونوا مؤهلين للنظر فيها. يتم ختم هذه الأنواع من العطاءات التعاقدية بمجرد تقديمها ولا يمكن تغييرها أثناء أو بعد عملية تقديم العطاءات. إن عدم التفاوض يجعل ذلك شكلاً تنافسيًا للغاية من العطاءات في العقود التي يحافظ فيها صاحب العقد على سيطرة محكمة على العملية بأكملها. يشبه طلب عرض الأسعار (RFQ) IFP حيث يتم تحديد مواصفات العقد بشكل كامل في المقترح. ولكن مع طلب عرض الأسعار ، يسمح لمقدمي العطاءات بالالتقاء بالشركة أو الوكالة قبل تقديم عرض لطرح الأسئلة أو مناقشة مختلف القضايا. هذه العروض مفتوحة في بعض الأحيان للمراجعة والتعديل بعد تقديمها. طلب تقديم العروض (RFP) هو مقترح عقد يستخدم عادة لخدمة متخصصة حيث يصعب على صاحب العقد تقدير مبلغ محدد بالدولار. تقدم الشركة أو الوكالة التي تقدم العقد فكرة عامة عن الخدمات التي تبحث عنها في اقتراحها المبدئي. عادة ما يطلب من مقدمي العطاءات التعاقد حضور الاجتماعات قبل العطاءات حيث يتم مناقشة متطلبات العقد ومزيد من التعريف. يقدم عطاء العقد عرضًا يحتوي على مواصفات المشروع ويحدد مبلغًا بالدولار. غالباً ما تكون عروض تقديم العطاءات RFP مفتوحة لإعادة التفاوض خلال عملية التعاقد وبعد منح العقد.
إطار زمني
تشتمل معظم إجراءات تقديم العطاءات على العقود على إطار زمني يمكن أن يستمر لعدة أسابيع إلى بضعة أشهر. يعمل إجراء المزايدة المعتاد كما يلي: 1. يتم الإعلان عن عرض التسعير بشكل عام ، إما في الصحف أو على موقع إلكتروني. يمكن الإعلان عن المقترحات لمدة أسبوع أو حتى شهر. يحتوي الاقتراح على مواصفات العقد ويوفر تعليمات حول كيفية الحصول على حزمة الاقتراح. 2. تقدم الشركات مقترحات عروض العقود الخاصة بهم. في بعض الأحيان يكون مؤتمر ما قبل المزايدة مطلوباً حيث يمكن للطرافين الاجتماع معاً ومناقشة تفاصيل العقد. 3. يتم فتح العطاءات في تاريخ محدد مسبقًا. يتم قراءتها ويتم منح العطاء الأقرب الذي يفي بمتطلبات الاقتراح بأقل سعر العقد. ثم يتم إخطار مقدم العطاء الفائز عادةً من خلال خطاب منح العقد.
الاعتبارات
هناك العديد من الأشياء المهمة التي يجب مراعاتها عند تجميع عرض اتصال. أول شيء يجب أخذه في الاعتبار هو مدى ملاءمة الملف الشخصي لشركة العارض لاحتياجات العميل المحتمل. على سبيل المثال ، تنظر معظم الوكالات الحكومية الفدرالية وحكومات الولايات في العروض المقدمة من الشركات التي تملكها نساء أو أقليات قبل مزايدين آخرين. كما أنها تأخذ في الاعتبار الشركات التي لديها قوى عاملة كبيرة من الأقليات والشركات من المناطق الجغرافية التي تم تصنيفها لمناطق التنمية الاقتصادية. وتشمل الأشياء الأخرى التي يجب أخذها في الاعتبار عند وضع العطاء: المعدات التي قد يتعين شراؤها أو قيمة الإهلاك على المعدات المملوكة بالفعل ، والجداول الزمنية للدفع ، وتكلفة العمالة ، بما في ذلك الرواتب ، والضرائب والمزايا ، والنفقات العامة ، وتكاليف الترابط والربح حافة. جميع حزم عروض الأسعار للعقد تقريبًا مطلوبة لاحتواء هذه العناصر ، وعادة ما تكون في ورقة عروض أسعار مفصلة. شكل آخر مدرج في معظم عروض العقود هو عمل إضافي وتخصيص تغيير. في هذا النموذج ، يجب على مقدم العرض مراعاة ما سيحدث إذا كان هناك عمل إضافي مطلوب لإكمال المشروع الذي لم يكن مفصلاً في الاقتراح الأصلي. يحتاج العارض إلى تخطيط خطة تعطي تقديراً تقريبياً للتكلفة والوقت في حالة حدوث مثل هذا الحدث أو إذا كانت هناك تغييرات مفاجئة في اللحظات الأخيرة.
تحذير
في معظم حالات تقديم العطاءات للعقود ، يتم منح العقد الأقل عرضًا للعقد ، ومع ذلك يدخل في عملية تقديم العطاءات للمرة الأولى ، غالبًا ما يرتكب العديد من مقدمي العروض خطأ في تقليل عرض التسعير لمقترح العقد. يمكن أن يؤدي ذلك إلى خسارة الشركة للمال أو عدم قدرتها على الوفاء بمتطلبات المشروع. يجب على المزايدين أن يدرسوا بعناية مقدار العقد الذي سيكلفهم من حيث القوة البشرية والإمدادات بينما لا يزالون يأخذون في الاعتبار هامش ربح. تتمثل إحدى الطرق لتجنب نقص المناقصات في البحث عن مقدار الرسوم التي تفرضها الشركات الأخرى لأداء خدمات مماثلة. في حالة العقود الحكومية ، يُطلب من الوكالات أن تنشر العقود السابقة ، مما يسمح للشركات بمعرفة عدد الشركات الأخرى التي قدمت عطاءات على عقود مماثلة.
