لأسباب مختلفة ، قد لا يرغب بعض الموظفين في ملء الجداول الزمنية. قد ينظرون إليها على أنها مضجرة وتستغرق وقتا طويلا ، أو في حالة العمال الذين يتقاضون رواتب أو معفيين ، قد يرون أنها غير ضرورية. قانون العمل الفيدرالي يتطلب منك تتبع وقت الموظفين غير المعتادين ؛ هذه الحسابات لمعظم العاملين في الساعة. شريطة أن تحتفظ بسجلات دقيقة ، يمكنك استخدام أي نظام ضبط الوقت الذي تريده. هناك بعض الأشياء التي يمكنك القيام بها لضمان الامتثال والحصول على الموظفين المترددين لملء أوراق وقتهم بشكل صحيح.
إنشاء نظام ضبط وقت سهل الاستخدام يعتمد على حجم جدول الرواتب الخاص بك. على سبيل المثال ، إذا كان لديك أقل من 10 موظفين ، فيجوز لك شراء أوراق زمنية قياسية من أحد المكاتب وتزويد الموظفين بإكمالها أسبوعيًا. لزيادة الدقة ، يمكنك بدلاً من ذلك شراء ساعة توقيت قياسية وبطاقات زمنية فارغة. إذا كانت رواتبك كبيرة ، فضع في اعتبارك نظامًا آليًا يتطلب من الموظفين تسجيل الدخول عبر بطاقات تمرير أو طباعة إصبع أو نخلة.
دمج إجراءات ضبط الوقت في دليل الموظف الخاص بك. ويشمل ذلك وقت استحقاق الأوراق والجهات التي ينبغي تقديمها. اذكر بوضوح عواقب انتهاك بعض قواعد الجدول الزمني ، مثل الإنهاء لجداول زمنية كاذبة. امنح جميع الموظفين نسخة من الكتيب.
إنشاء تقويم لجدول الرواتب وتوزيعه على جميع الموظفين. يأتي هذا في متناول اليد عندما يتغير يوم الدفع ، مثل خلال أسابيع العطلة. يُظهر التقويم تواريخ بداية ونهاية فترة الدفع ومواعيد تقديم جدول زمني ومواعيد دفع مقابلة طوال العام.
تعيين المديرين والمشرفين لتدريب الموظفين الحاليين والجدد على كيفية ملء الجداول الزمنية. إذا كان لديك نظام آلي ، إذا لزم الأمر ، اطلب من البائع إرسال شخص ما لتدريب المديرين والمشرفين الذين بدورهم يجب أن يقوموا بتدريب موظفيهم.
تبسيط حساب الجدول الزمني من خلال مطالبة الموظفين بالجولة لأعلى ولأسفل إلى أقرب ربع ساعة. تقريب الوقت من دقيقة إلى سبع دقائق إلى الأسفل والوقت من ثمانية إلى 14 دقيقة. على سبيل المثال ، إذا كان الموظف يصل إلى العمل في الساعة 8:11 صباحًا ، فإنها تضع الساعة 8:15 صباحًا على الورقة الزمنية. إذا كانت الساعة الساعة 5:21 مساءً ، فإنها تكتب الساعة 5:15 مساءً. في كثير من الحالات ، تعمل أنظمة ضبط الوقت الآلية على التقريب.
تقييد إدخالات ضبط الوقت إلى ما يهم فقط. على سبيل المثال ، الحد من الدخول إلى ساعات العمل العادية ، والعمل الإضافي ، والعطلات ، والمرضى والشخصية والفواصل المدفوعة. يتطلب عمال بأجر ثابت لملء أوراق زمنية فقط ، إذا لزم الأمر.
اشرح للموظفين ما هو موجود لهم. على سبيل المثال ، لنفترض أن الإنجاز السليم يؤدي إلى تسريع معالجة كشوف المرتبات ، ويضمن شيكات الرواتب في الوقت المناسب ، ويسرع دورة الفوترة ويزيد من التدفق النقدي. اطلب من المدراء أو المشرفين إبلاغ الفوائد لمرؤوسيهم.
قم بتشجيع سياسة الباب المفتوح بحيث يمكن للموظفين التعامل مع رؤسائهم عندما يكون لديهم مشاكل في الجدول الزمني.
الامتناع عن استخدام نظام العقوبة لإجبار الموظفين على ملء الجدول الزمني الخاص بهم بشكل مناسب. على سبيل المثال ، قد يمنع حجب شيكات الرواتب حتى يقدم الموظفون جدولا زمنيا بموجب قانون الولاية وقد يخلق بيئة من انعدام الثقة بين المديرين والموظفين.
نصائح
-
ﻗﺑل ﺗﻧﻔﯾذ ﺳﯾﺎﺳﺎت ﺿﺑط اﻟوﻗت ، راﺟﻊ داﺋرة اﻟﻌﻣل ﺑﺎﻟوﻻﯾﺔ ﻟﻟﻘواﻋد اﻟﺳﺎرﯾﺔ. على سبيل المثال ، قد يكون للدولة لوائح محددة لتدوير وحفظ السجلات واستخدام الساعات الحيوية البيومترية.
