التحقق من صحة الفاتورة ضروري لأي عمل ؛ تتضمن رسومًا متقابلةً تم استلامها أو فوترتها بمبالغ مدفوعة أو مستلمة.تكون معظم أنظمة المحاسبة مؤتمتة ، ولكن هناك أوقات قد يكون من الضروري فيها التحقق من صحة الفواتير يدويًا. قد تقوم الشركات الصغيرة بالتحقق يدويًا من جميع الفواتير ، والتي تعمل طالما أن هناك نظامًا من الضوابط والتوازنات للحد من عدم أمان الموظفين.
الفواتير الواردة
يجب على الموظف أن يجمع الفواتير عند وصولها ، ويفصلها عن طريق البائع والأثير ، ثم يتحقق منها شخصياً أو يرسلها إلى الموظف المسؤول عن الحساب الفردي. يعتمد ما إذا كانت الفاتورة صحيحة على عدة عوامل ، لذلك من الضروري أن ينتهي كل منها في المكان الصحيح. يجب على الموظف بعد ذلك التحقق من كل عنصر وتسجيل الفاتورة وإعادة توجيه الفاتورة. يجب ألا يتمكن الأفراد المسؤولون عن التحقق من صحة الفواتير من الوصول إلى الأموال للدفع.
الفواتير الصادرة
يجب فحص جميع الفواتير الصادرة للتأكد من دقتها قبل إرسالها بالبريد. في حين قد يكون فرد أو إدارة واحدة مسؤولين عن إدخال العناصر ، بما في ذلك رسوم المبيعات والخدمة ، وتكاليف العمالة المخصصة وأي المواد واللوازم المستخدمة لوظيفة معينة. يجب فحص كل فاتورة مع حساب العميل المرتبط من أجل زيادة رضا العملاء من خلال الفوترة الدقيقة وتقليل نفقات العمل الناجمة عن تصحيحات الفاتورة.
المدفوعات
بمجرد التحقق من صحة الفواتير يتم تحويلها إلى فرد أو إدارة لمعالجة المدفوعات. فمن الضروري للغاية أن الشخص المسؤول عن التحقق من صحة الفواتير لا يستطيع الوصول إلى أموال الدفع. يضمن هذا النظام من الضوابط والتوازنات أن الموظفين لا يملكون الفرصة لتزوير الشيكات ، أو دفع فواتير غير موجودة أو مزورة ، أو تنفيذ ممارسات غير شريفة أخرى.
صياغات
عند وصول البيانات أو إرسالها ، يجب أن يتم التحقق منها مع كل عميل أو فاتورة بائع للتأكد من الدقة. تحتاج الشركات العاملة على أساس يدوي صارم إلى تنفيذ نظام حفظ ملفات فعال. يجب نسخ جميع الفواتير إذا لزم الأمر وتودع تحت اسم العميل أو البائع. عند وصول البيانات ، يجب على فرد أو إدارة منفصلة التحقق من أن كل دفعة ودفع تظهر بشكل صحيح في البيان. إن فصل قسم التحقق من صحة البيانات من فاتورة وإدارات الدفع يضمن المزيد من الدقة ويثبط السلوك غير النزيه.
