تقرير الحالة هو بالضبط ما يوحي به الاسم: تقرير عن حالة تحتوي على معلومات مؤكدة وموثقة تعطي صورة واضحة عن "من وماذا وأين ومتى ولماذا وكيف" للحادث أو الموقف. تستخدم العديد من المنظمات تقارير الحالة لإعطاء الرؤساء المدخلات والمعلومات التي يحتاجون إليها لاتخاذ قرارات صحيحة ومناسبة. وتعتمد منظمات إدارة الطوارئ ، والوكالات الحكومية ، والخدمات المسلحة ، والأعمال التجارية ، ووكالات إنفاذ القانون ، والمنظمات الإنسانية غير الحكومية والدبلوماسيين على تقارير الحالة.
مراقبة الوضع بأوضح ما يمكن. إذا كان الحدث كارثة طبيعية ، فابحث عن منطقة الكارثة ولاحظ التأثير على الأرض والبنية التحتية والسكان. يجب أن يقدم تقرير الحالة جميع الحقائق ذات الصلة إلى الأشخاص الذين سيعتمدون قراراتهم على هذه الحقائق. راقب بعناية. لا ينطبق التخمين والرأي في تقرير الحالة.
تحدث مع جميع الأشخاص الذين تريد منهم المعلومات. ومن المرجح أن تقوم كل منظمة تطلب أو تنتج تقارير عن الحالة بإدراج الموظفين الذين يحتاجون إلى الاتصال بهم واستجوابهم. خذ ملاحظات جيدة أثناء كل محادثة حيث ستضم هذه البيانات في التقرير.
جمع وجمع البيانات. الهدف هو إعطاء الصورة الأكثر شمولاً لحدث ما ونتائج هذا الحدث. لاحظ تفاصيل حول كل جانب من جوانب الموقف: ماذا حدث ، إلى من ، تفاصيل الوقت والتاريخ والموقع ، التأثير على البنية التحتية وكيف يستجيب السكان المحليون. لدى العديد من المؤسسات تنسيقًا قياسيًا لتقرير الموقف الذي يطلب أنواعًا معينة من المعلومات. في حالة وجود مثل هذا التنسيق ، استخدمه. سيجعل جمع البيانات أسرع وأكثر دقة.
يؤلف التقرير في الترتيب المنطقي. قم بتضمين كل المعلومات ذات الصلة. استخدم مفردات واضحة وموجزة لوصف الأحداث وتجنب الصفات والأحوال. من المرجح أن تتبع تقارير التقدم المنتظمة تقرير الوضع الأولي ، لذا لا تحتاج إلا إلى وصف ما يحدث حاليًا ، وليس ما قد يحدث في المستقبل القريب.
قم بتضمين مقطع هام بارز أو ملخص تنفيذي في بداية التقرير ، ولكن فقط بعد جمع كل البيانات ووضعها في ترتيب منطقي. استخدم الحقائق والأرقام ، وتجنب الافتراض. يحتاج قسم الملخص أو الإبراز إلى نقل أهم المعلومات للرؤساء المشغولين للقراءة أولاً.
نصائح
-
ضع في اعتبارك قارئي التقرير وما يحتاجون إلى معرفته عن الموقف.
