تؤكد رسائل إقرار الاستلام تسليم العناصر المطلوبة ، مثل شحنة من السلع أو اقتراح عقد. توضح الرسالة بوضوح ما تم تلقيه ومتى. كما يشير أيضًا إلى ضرورة إجراء أي متابعة. عادة ما تكون الأحرف مجرد عدة فقرات ويتم إرسالها عادة في غضون يوم عمل واحد من استلام العناصر المطلوبة. يتم إرسال معظم رسائل الاستلام بالبريد العادي العادي ، ولكن الفاكس والبريد الإلكتروني والبريد المعتمد هي أيضًا خيارات. تلاحظ جامعة ولاية كولورادو أن خطابات الاستلام هي مجاملة مهنية تساعد في تعزيز العلاقات التجارية.
راجع العناصر التي ترغب في استلامها. تأكد من أن التسليم مطابق لتوقعاتك.
قم بتوجيه الخطاب إلى الشخص الذي يتوقع استلام الإشعار بالاستلام. يجب أن يظهر اسم الشخص الكامل والعنوان مع العنوان على الحرف والمظروف.
اكتب الرسالة. في الفقرة الأولى ، تأكيد استلام البنود بتوجيه الشكر إلى الشاحن لتسليم العناصر أو المعلومات المطلوبة. ثم قم بسرد كل عنصر تم استلامه مع التاريخ.
أبلغ المستلم في الفقرة الثانية أنك مسرور بالتسليم - إذا كان هذا هو الحال - وأن التسليم مطابق لتوقعاتك.
قم بإنهاء الرسالة بإغلاق مجاني مثل "شكرًا لك" أو "بإخلاص" واسمك المطبوع. التوقيع وإرسال الرسالة.
