الأعمال الورقية جزء من ممارسة الأعمال التجارية ، وعملية توظيف موظف جديد ليست استثناء. هناك مستندات معينة يجب ملؤها من قبل موظفين جدد ، مثل نماذج حجب الضرائب وأوراق الإيداع المباشر. يجب ملء جميع النماذج الضرورية مع أي أوراق خاصة بالشركة من قبل الموظف ومعالجتها في الوقت المناسب ، بشكل مثالي في اليوم الأول للموظف.
أوراق عمل الموظف الجديد
يجب أن يقوم الموظفون الجدد بتعبئة نموذج طلب وظيفة - إذا لم يكونوا قد قاموا بالفعل - بإدراج العنوان الكامل وأرقام الاتصال ومعلومات الاتصال في حالات الطوارئ والمراجع وكل تجربة العمل السابقة ، إلى جانب الموافقة على فحص الخلفية والموافقة على العقار اختبارات. يقوم معظم الموظفين بإكمال الطلب ونماذج الموافقة الموقعة خلال عملية المقابلة والتعيين ، ولكن إذا لم يكن الأمر كذلك ، فستحتاج الموارد البشرية إلى استكمال هذه المعلومات ومعالجتها لملف موظفي الموظفين.
أشكال حكومية
تطلب الحكومة الأمريكية ملء العديد من النماذج لكل موظف جديد. يتحقق النموذج I-9 من هوية كل شخص تم تعيينه ، وإذا كان مؤهلاً قانونًا للعمل في الولايات المتحدة. يجب إكمال هذا النموذج وتوقيعه في موعد لا يتجاوز اليوم الأول من العمل ويحتفظ به صاحب العمل مع نسخة من بطاقة الضمان الاجتماعي للموظف. يوضح نموذج W-4 بدلات استقطاع الموظف لأغراض ضريبة الدخل الفيدرالية. يجب على الموظفين ملء نموذج W-4 جديد إذا تغيرت مخصصات الاستقطاع خلال العام.
نموذج توظيف جديد للدولة
يطلب من جميع أرباب العمل بموجب القانون الاتحادي الإبلاغ عن كل توظيف جديد - في غضون 20 يومًا من التاريخ المستأجر - إلى مكتب إنفاذ إعالة الطفل في الولايات المتحدة. تحدد وكالة الولاية هذه ما إذا كان الموظف مستحقًا لدفعات إعالة الطفل. يمكن الإبلاغ عن الموظفين الجدد باستخدام نسخة من نموذج W-4 أو نموذج شركة يسرد نفس المعلومات. يمكن إرسال الاستمارات إلكترونيًا أو عن طريق البريد إلى الدليل الرسمي للمندوبين الجدد في الولاية التي يعمل فيها الموظف.
نموذج الإيداع المباشر
يجب تعبئة نموذج الإيداع المباشر وتحويله إلى قسم المحاسبة. ستحتاج الموظفة إلى سرد اسمها وعنوانها وأرقام حساباتها المصرفية ، وإرفاق شيك فارغ بلا إزعاج من أجل الحصول على الإيداع المباشر لرواتبها.
استلام كتيبات / كتيبات الموظف
يجب إعطاء الموظفين الجدد نسخة من دليل الشركة ودليل السلامة ، إن وجد. يجب على كل موظف توقيع وتوقيع ورقة يعترف بها وتسلمها ويلتزم بالقواعد المنصوص عليها في الدليل. هذه النماذج مهمة ، حيث ينص دليل الشركة على جميع قواعد الشركة ، بما في ذلك سياسة المخدرات والكحول ، وسياسة التحرش الجنسي ، ومدونة السلوك الخاصة بالموظفين ، وعدم الإفصاح ، والبنود غير التنافسية ، ومعلومات الشركة الأخرى ذات الصلة.
