تشمل الأغراض الرئيسية للإيصال توفير المعلومات للعملاء أو المانحين ، وتوثيق المشتريات والمساعدة في المحاسبة الداخلية. لدى كل من المنظمات الربحية وغير الربحية أسباب لإعطاء إيصالات للمستفيدين.
معلومات العميل
تعمل الإيصالات كأداة اتصال فعالة مع العملاء. أولاً ، يلاحظون تفاصيل شراء العميل ، بما في ذلك المنتجات والخدمات المفصلة ، وأسعار الوحدات ، والإجماليات الفرعية ، والضرائب والإجماليات. يشير الإيصال أيضًا إلى تاريخ الشراء ، وهو أمر مهم بشكل خاص للمشترين التجاريين الذين يستخدمون الإيصالات لتسجيل المعاملات. كما تقوم الإيصالات بإبلاغ سياسات الشركة وتقديم خصومات على عمليات متابعة المتابعة.
المحاسبة الداخلية
تحتفظ الشركات بنسخ من إيصالات المحاسبة الداخلية. تسمح الإيصالات بالتتبع الدقيق للمبيعات والأرباح. عندما يطرح سؤال حول تفاصيل معاملات معينة ، يمكن لقسم المحاسبة أو المحاسبة في الشركة أن يشير إلى الإيصالات. أيضًا ، عندما يواجه النشاط التجاري تدقيقًا في خدمة الإيرادات الداخلية على إقراراته الضريبية ، تعمل الإيصالات كتوثيق قيم لمعاملات المبيعات. كما يشير الإيصال إلى أي تخفيضات على المبيعات أو العلاوات التي تستخدم في المحاسبة وإعداد التقارير المالية.
عوائد والتبادلات
غالباً ما تتطلب الشركات التي تقدم سياسات العوائد والتبادلات إيصالاً كجزء من العملية. عندما يحصل العميل على حجم خاطئ في الزي أو جزء لا يصلح ، فإنه عادة ما يقدم الإيصال إلى بائع التجزئة لإرجاع العنصر. بدون إيصال ، قد يكون قادرًا فقط على استبدال العنصر بعنصر مماثل. ينقل الإيصال أيضًا معلومات مهمة حول سياسة الإرجاع ، مثل عدد الأيام من تاريخ الشراء الذي يتعين على العميل إعادة العناصر إليه.
التبرعات غير الربحية
الغرض من إيصالات المنظمات غير الربحية متميز للغاية. عادة ما يحتاج الأفراد أو الشركات الراغبة في المطالبة بمساهمات نقدية أو هدايا إلى منظمة غير ربحية 501 (c) (3) معترف بها من IRS إلى إيصال ، وذلك وفقًا لموقع IRS الإلكتروني. على سبيل المثال ، يحتاج الأشخاص الذين يتبرعون بعناصر إلى الشهرة أو جيش الخلاص إلى إيصال لاستقطاع قيمة مساهماتهم. لا تساعد الإيصالات فقط في إدخال المساهمات الخيرية بدقة عند تقديم الضرائب ، بل إنها توفر أيضًا وثائق المساهمات خلال عملية التدقيق.
