تقوم الشركات بشراء أو شراء المنتجات والخدمات من مجموعة متنوعة من الموردين. كل منتج أو خدمة تم شراؤها يساعد الشركة في تحقيق أهدافها لخدمة العملاء. تتفاوض دوائر المشتريات مع البائعين وأوامر المكان. تتضمن إدارة المشتريات مفهوم تنظيم وتوجيه أنشطة المشتريات للشركة. توجد إيجابيات وسلبيات للشركات التي تدمج إدارة المشتريات.
التفاوض على أفضل الأسعار
أحد المؤيدين لإدارة عملية الشراء ينطوي على تطوير مهارات محددة للموظفين للتفاوض مع البائعين للحصول على أفضل الأسعار. تسمح إدارة المشتريات لقائد الإدارة بتحديد هؤلاء الموظفين ذوي القدرات الأقوى في التفاوض ، وتطوير هذه المهارات بشكل أكبر وتعيين هذه المسؤولية لأولئك الموظفين. يتعرف هؤلاء الموظفون على ما يبحث عنه كل بائع في العلاقة بين العميل والمورد ويجدون طرقًا لتوفير هذه العناصر مع الحصول على أفضل صفقة للشركة.
تقييم المورد
يعتبر آخر مؤيد لإدارة المشتريات قدرة الشركة على تقييم الموردين. تتضمن العملية تقييم كل مورد قبل إجراء التعامل معه وإعادة تقييم المورد بانتظام. وينظر الموظفون الذين يقيّمون الموردين في جودة منتجات الموردين ، وقدرتهم على تلبية احتياجات الشركة ، وشروط الائتمان المقدمة واستعداد المورّد لتلبية المتطلبات المحددة التي تفرضها الشركة. يقوم موظفو الشركة بترتيب كل مورد ، مما يسمح للشركة بتحديد الموردين المفضلين وإلغاء الموردين الفقراء.
المصاريف المضافة
تنطوي على استخدام إدارة المشتريات على حساب إدارة هذه العملية. في قسم المشتريات ، يحتاج مدير معين لقضاء يوم عمل يشرف على العملية. ويشمل ذلك تقييم أداء الموظفين لتحديد نقاط القوة والضعف في كل موظف ، وتعيين المسؤوليات لهؤلاء الموظفين وتحديد الموظفين المستعدين لتعلم المزيد. كلما زاد الوقت الذي يقضيه المدير في الإشراف على هذه العملية ، قل الوقت الذي تقضيه في تحمل مسؤوليات أخرى.
أقل مرونة
آخر يخدع في إدارة عملية الشراء هو عدم وجود المرونة التي تتمتع بها الشركة والموظفين. عندما تنشأ فرص مشتريات جديدة ، تحتاج الشركة إلى اتباع العمليات الموجودة ، مثل تقييم الموردين ، قبل متابعة تلك العلاقة التجارية. على سبيل المثال ، إذا قدم مورد جديد للشركة الكثير من الإمدادات ، فإن الشركة تحتاج إلى اتباع الخطوات الثابتة قبل أن تتمكن من الاستفادة من الصفقة.
