غالبًا ما يتم إرسال المذكرات إلى العديد من الأشخاص في وقت واحد وليس من المفترض أن يتم تخصيصها كحرف عمل. يتم كتابة مذكرة الأعمال لإعطاء التعليمات أو لإعلام الجمهور. يمكن أن يكون هذا الجمهور أعضاء في مؤسستك أو طرف ثالث ، مثل العميل. عند كتابة مذكرة العميل ، من الأهمية بمكان أن تظل محترفًا في جميع المذكرات وأن تعطي الكثير من المعلومات. قد يتم تضمين مواد إضافية ، مثل المعلومات الخاصة بشركتك ، مع مذكرة العميل.
إنشاء العنوان لمذكرة العميل الخاصة بك. فئات العناوين هي إلى ، من ، التاريخ والموضوع. يجب أن يتضمن القسم "إلى" جميع العملاء الذين ترسل إليهم المذكرة. اسمك يذهب في القسم من. يجب كتابة تاريخ إرسال المذكرة بعد "التاريخ" ، ويجب أن يوضح موضوع المذكرة بوضوح الغرض ، مثل "المعلومات الإضافية المطلوبة لمشروع الويب".
اكتب الفقرة الأولى مع وضع عميلك في الاعتبار. يجب أن تكون الفقرة الأولى عبارة عن بضع جمل تشرح الغرض من المذكرة لفترة وجيزة. باستخدام مثال مشروع موقع الويب ، يمكنك شرح المشروع الذي تعمل فيه للعميل ، ولماذا تحتاج إلى معلومات إضافية وما هي تلك المعلومات. هذا ملخص ، لذلك لا توجد حاجة لتضمين التفاصيل حتى الآن.
اكتب نص المذكرة ، والذي عادة ما يكون بضع فقرات طويلة. هذا هو المكان الذي ستتضمن فيه تفاصيل مرجع العميل. على سبيل المثال ، قد تتحدث عن أي جانب من جوانب مشروع الويب الذي تواجه مشكلة معه وما هي المعلومات المحددة التي تحتاجها من العميل.
قم بتضمين الخطوات التي تحتاج إلى أن يتخذها العميل ، إن أمكن ، في الفقرة الختامية. لن تحتاج المذكرات الإعلامية ، مثل تحديث العميل على سياسة الشركة الجديدة ، إلى هذا القسم. ومع ذلك ، في مثال مشروع الموقع ، عليك أن تشرح للعميل كيف تفضل أن يتم إرسال المعلومات الإضافية إليك. إذا لم يكن هناك أي إجراء مطلوب من العميل ، فيمكنك إعطاء معلومات الاتصال الخاصة بك في حال كان لديه أسئلة. لا تنس أن تشكره على وقته.
