يتولى قسم الشؤون المالية في الشركة مسؤولية أخذ البيانات المحاسبية وإعداد التقارير التي يحتاجها المديرون داخل الشركة - وصولاً إلى المدير التنفيذي - لأغراض صنع القرار. تشير تقنية المعلومات أو تكنولوجيا المعلومات إلى أدوات البرمجيات وأنظمة الكمبيوتر التي تستخدمها الشركة لأتمتة هذه الوظائف وتنظيم تدفق البيانات لتحسين قدرات اتخاذ القرار لفريق الإدارة.
تخطيط موارد المشاريع
حتى الشركات الصغيرة جدا تستخدم حزم برامج المحاسبة التي تولد تقارير مالية مثل بيانات الدخل وبيانات التدفقات النقدية. يتيح هذا الشكل البسيط لتقنية المعلومات لصاحب عمل صغير توفير الوقت المحاسبي وإتاحة تقارير الإدارة على أساس الوقت المناسب. تستخدم الشركات متوسطة الحجم والكبيرة أنظمة تقنية معلومات أكثر تطوراً تسمى تخطيط موارد المؤسسات أو تخطيط موارد المؤسسات ، وهي مجموعات من وحدات البرامج التي تخدم احتياجات جميع المجالات الوظيفية للشركة. كما يوحي اسمها ، يساعد ERP الشركة على التخطيط لاستخدام مواردها ، وهي عملية يشرف عليها قسم الشؤون المالية.
تدفق أسرع للمعلومات
تسمح أنظمة تكنولوجيا المعلومات لشركة ما بربط كل إدارة داخل المؤسسة. يمكن مشاركة المعلومات الناتجة عن أقسام التصنيع والتسويق والتمويل على سبيل المثال. هذه المعلومات متاحة في الوقت الفعلي ، وهذا يعني بمجرد إنشائها على النظام. الوصول إليه لا يتطلب قدراً كبيراً من البحث أو الجهد اليدوي. ويمكن الآن تخصيص الوقت الذي يخصصه موظفو الشؤون المالية "للحفر" للأعداد التي يحتاجون إليها لتحليل وتفسير الدور الأساسي لتمويل المعلومات في المنظمة.
تقارير مخصصة
إن أنظمة تكنولوجيا المعلومات المستخدمة من قبل الإدارة المالية لديها تقرير يولد وظائف تسرع عملية إنتاج تقارير الإدارة. يوفر النظام درجة معينة من التخصيص - يمكن تكوين التقارير استنادًا إلى الاحتياجات المحددة لفريق الإدارة. يعني أتمتة أنظمة التقارير هذه أنه يمكن إنشاء التقارير التي يتم إنشاؤها بشكل روتيني ، مثل تلك التي يتم إنتاجها في نهاية كل شهر ، بسرعة. مع الكثير من إدارة القرارات يجب أن يكون ، الوقت هو الجوهر. تتناول أنظمة تقنية المعلومات هذه الحاجة إلى إمكانية إعداد تقارير سريعة ومخصصة.
تعاون
تستفيد العديد من المنظمات من الجهود التعاونية عبر الأقسام ، ومفهوم كل قسم يستفيد من خبرة الإدارات الأخرى. يعمل الفريق المالي كمستشارين داخليين مع إدارات أخرى داخل المنظمة. عندما تستخدم جميع الإدارات نظامًا مركزيًا لتكنولوجيا المعلومات ، فإنها تسقط الحواجز التي كانت تمنع تدفق المعلومات في السابق. تمتلك الشركة الآن قاعدة بيانات مركزية يمكن لجميع أعضاء الفريق الوصول إليها - وفقًا لقواعد أمنية معينة. في حالة وجود شركة لديها مكاتب متعددة أو أقسام دولية ، فإن هذه القدرة على الوصول إلى نفس المعلومات من جميع أنحاء العالم توفر الوقت وتحسن الكفاءة. إذا تطلب التمويل بيانات تكلفة التصنيع لإنشاء تقرير لاجتماع مجلس الإدارة القادم ، يمكن لموظفي العمليات نقل البيانات بسرعة بالشكل الذي تتطلبه الإدارة المالية ويفهمها.
أفضل التنبؤ
ويعني التنبؤ الأفضل إنتاج توقعات تعد تنبؤًا أكثر دقة لما قد تكون عليه النتائج المالية للشركة. يحتاج موظفو الشؤون المالية إلى الوصول إلى المعلومات المتعمقة لإنشاء نماذج للتنبؤ توضح كيفية عمل المؤسسة بالفعل. الوصول إلى المعلومات من جميع قطاعات الشركة يجعل التنبؤ الدقيق أسهل بكثير. التمويل لديه معلومات حقيقية وليس من الضروري الاعتماد على التخمين عند إنشاء افتراضات للتوقعات.
