نظام المصروفات النثرية يساعد الشركات على دفع مصاريف صغيرة بسرعة دون تسجيل كل معاملة. وهو عبارة عن صندوق نقدي منفصل يتم تخصيصه لتغطية تكاليف الإمدادات أو النفقات الأخرى ذات القيمة المنخفضة. للسيطرة على صندوق المصروفات النثرية بشكل صحيح وتسجيلها بشكل صحيح لأغراض ضريبية ، يجب تخزين الصندوق في مكان آمن والتوفيق بين الحين والآخر.
نظام المصروفات النثرية
في حين أن بعض شركات التجزئة تدير مصاريف صغيرة من أعمالها ، فإن نظام المصروفات النثرية المناسب يعني تخصيص مبلغ محدد من المال في صندوق أو درج واستخدامه لدفع نفقات صغيرة. تدخل إيصالات النفقات في الصندوق مع أي تغيير من المعاملات. يجب أن يكون إجمالي الإيصالات والنقد المتبقي دائمًا مساويًا للمبلغ الذي بدأت به. على سبيل المثال ، إذا كان لديك صندوق مصروفات نثرية بقيمة 100 دولار أمريكي وأنفقت مبلغًا قدره 27.52 دولارًا على اللوازم المكتبية ، فإن إيصال الشراء بالإضافة إلى الأموال المتبقية في الصندوق سيضيف مبلغًا يصل إلى 100 دولار.
المبالغ المستلمة
تتطلب مصلحة الضرائب تحصيل إيرادات عن جميع النفقات التي تزيد عن 75 دولارًا ، ولكنها عادة جيدة للحصول على إيصالات لكل معاملة نقدية صغيرة ، مهما كانت صغيرة. ستقوم المقبوضات بتقديم نسخة احتياطية إلى شيكات تجديد المصروفات النثرية عندما تحتاج إلى تعبئة الصندوق. عندما تنخفض قيمة المصروفات النثرية ، تحقق دائمًا من رصيد الإيصالات قبل إضافة المزيد. لتجديد الصندوق ، اكتب شيكًا للشركة إلى "Petty Cash" ، ثم قم بإيداعه وأضف المال إلى الصندوق. وتذهب إيصالات الاستلام وصافي مصاريف النثريات إلى صاحب الحساب للدخول في نظام المحاسبة.
التقارير
إن ورقة التوفيق والإيصالات الخاصة بالمصروفات النثرية هي نسخة احتياطية لفحص تجديد المصروفات النثرية. أدخلها كمعاملة واحدة في السجل المصرفي وقم بتخصيص إجماليات فرعية لكل فئة. على سبيل المثال ، إذا كانت قيمة الإيصالات تصل إلى 97.12 دولار وتمثل 29.88 دولارًا في اللوازم المكتبية ، و 43.02 دولارًا في الصيانة و 24.22 دولارًا للترقية ، فإن الخصم على الحساب المصرفي هو 97.12 دولارًا ، وخصمًا من اللوازم المكتبية 29.88 دولارًا ، والصيانة 43.02 دولارًا والترويج 24.22 دولارًا.
الاستمرار في التسجيل
مثل أي نفقات تجارية أخرى ، تتطلب مصلحة الضرائب أن تحتفظ بالإيصالات وغيرها من النسخ الاحتياطي لمدة سبع سنوات. إرفاق الإيصالات إلى الجزء الخلفي من ورقة تسوية النثرية والملف عند إدخالها. تخزين الإيصالات الخاصة بك من الضوء الساطع. سوف تتلاشى بعض الإيصالات المطبوعة على الورق الحراري بفترة طويلة قبل تلبية متطلبات التخزين.
